Acte de constitution d'une entreprise et sociétés chez le notaire

L'acte de constitution d'une société est indispensable pour qu'une entreprise puisse commencer à facturer. C'est pourquoi il est fortement recommandé de bénéficier d'un conseil préalable afin d'analyser de manière individualisée le type de société le plus recommandé pour chaque entreprise.

L'acte de constitution de société est le document juridique qui permet de donner vie à une entreprise, et il définit tous les aspects de base et généraux de la société elle-même, comme, par exemple, la dénomination sociale et l'organe d'administration. La rédaction de l'acte de constitution d'une entreprise est très importante, car elle peut affecter tout type de processus d'internationalisation ou d'expansion ultérieure.

L'acte de constitution de société englobe tout type de projet, car les organisations à but non lucratif ou les associations sportives doivent également disposer d'un acte de constitution avec toutes les exigences légales. Dans l'acte de constitution de toute entité juridique seront définis des aspects tels que la méthode de dissolution de la société elle-même, la manière de faire face à d'éventuelles pertes ou le fonds de réserve. L'acte constitutif d'une entreprise doit être formalisé devant notaire et en présence de chacun des associés qui en feront partie. Tous devront apposer leur signature avant de commencer à travailler. Le type d'acte de société déterminera le modèle d'affaires qui sera mis en œuvre.

Pour traiter un acte notarié de constitution, vous devrez suivre les étapes suivantes :

La première étape consiste à choisir un nom pour votre entreprise et à le réserver au Registre du Commerce Central. Pour effectuer cette démarche, qui peut se faire par l'intermédiaire du Notaire, vous devrez choisir les noms que vous souhaitez, jusqu'à un maximum de cinq, et les classer par ordre de préférence. De plus, il faut savoir que la réservation de la dénomination sociale doit être faite au nom de l'un des associés qui vont intervenir dans la constitution, car la loi l'exige ainsi.

Le Registre du Commerce central enverra le certificat avec le nom réservé, en tenant compte des préférences du client et de l'existence ou non d'inscription de l'une des dénominations choisies. Ce certificat s'appelle la certification négative de la dénomination sociale.

Une fois le nom réservé, la certification négative a une période de validité de 3 mois, à compter de la date à laquelle elle a été délivrée. Passé ce délai, il sera possible de demander une nouvelle certification avec la même dénomination, pour une période égale de 3 mois.

Par conséquent, les associés disposent de 6 mois pour se rendre chez le Notaire pour la rédaction de l'acte de constitution d'une société et sa signature. Il faut tenir compte que, si l'un des membres précédents a capitalisé l'allocation chômage pour la création de l'entreprise, le délai pour réaliser l'acte de constitution d'une entreprise est réduit à un mois.

Le deuxième point à prendre en compte est le montant du capital social qui va être apporté à l'entreprise, afin de lui fournir de l'argent, des biens ou des droits permettant d'exercer son activité.

Les associés devront effectuer les apports à la société en proportion de leur pourcentage de participation au sein de celle-ci, en décidant si cet apport se fera en argent ou en biens. Il faut tenir compte que, dans le cas de la constitution d'une société anonyme, contrairement aux sociétés à responsabilité limitée, il est exigé pour les apports non monétaires, quelle que soit leur nature, l'élaboration d'un rapport par un ou plusieurs experts indépendants ayant une compétence professionnelle, désignés par le greffier du registre du commerce du siège social conformément à la procédure réglementairement déterminée. 

De plus, en cas d'apport en argent, ce qui est juridiquement connu comme faire un apport en numéraire, il pourra ouvrir un compte bancaire dans n'importe quelle entité pour déposer la somme établie. Dans ce cas, il devra fournir le certificat de la banque pour établir l'acte, mais il doit savoir que cet argent restera indisponible jusqu'à ce que la constitution complète de la société soit prouvée, y compris son inscription au Registre du Commerce. La validité de ce certificat bancaire expirera dans un délai de deux mois à compter de la date d'émission du certificat.

Cependant, la preuve de l'apport en numéraire ne sera pas indispensable dans la constitution des sociétés à responsabilité limitée si les fondateurs déclarent dans l'acte de société qu'ils répondront solidairement envers la société et envers les créanciers sociaux de la réalité des apports. Par conséquent, dans le cas des sociétés à responsabilité limitée, l'apport peut être remplacé par la déclaration d'engagement de responsabilité des fondateurs.

En tout cas, et toujours pour les sociétés anonymes, l'apport en numéraire doit être justifié.

Les Statuts sont l'ensemble des règles qui régissent le fonctionnement interne d'une société commerciale espagnole, et qui se refléteront dans l'activité externe de l'entité. Il s'agit d'un document légal obligatoire pour toute sorte de sociétés de capitaux, qui doit être inclus dans l'acte de constitution et qui est réglementé dans le Texte consolidé de la Loi sur les Sociétés de Capitaux et dans le Règlement du Registre du Commerce.

Les Statuts Sociaux sont un document essentiel pour le bon fonctionnement d'une société commerciale. Ils établissent les droits et obligations des associés, les règles d'organisation, de gouvernance, de représentation et de gestion de l'entreprise et servent de cadre légal pour la prise de décisions. Pour cette raison, il est recommandé de bénéficier des conseils d'un expert dans le domaine lors de leur rédaction. Depuis JLA Notarios, nous pouvons vous aider et vous conseiller sur le contenu statutaire et procéder à leur rédaction.

Les statuts, qui sont convenus par les associés au moment de constituer la société, ne sont pas des règles statiques, mais peuvent être modifiés, évoluer avec la société et s'adapter aux nouvelles circonstances que la société rencontrera au cours de sa vie, en suivant les exigences établies par la loi et par les statuts eux-mêmes.

Nous allons maintenant voir ce qui doit figurer dans les statuts.

L'importance des statuts sociaux réside dans le fait qu'ils sont l'élément intégrateur dans la fondation de la société, car ils jouent un rôle crucial dans l'organisation, régissent son fonctionnement et sa structure et forment une base solide pour la gestion et la prise de décisions commerciales.

C'est pourquoi, ils doivent y faire figurer :

Une fois les démarches préalables effectuées, pour délivrer l'acte de constitution d'une société, il est essentiel de présenter les documents suivants.

1. DNI ou document d'identité des étrangers accompagné du NIE. S'il s'agit d'une personne morale, l'acte de constitution ainsi que celui dont résultent les pouvoirs de représentation des administrateurs avec le titulaire réel.
   De plus, si l'un des associés fondateurs agit par l'intermédiaire d'un représentant, celui-ci devra présenter la procuration correspondante.
2. Certificat négatif du Registre du Commerce central, où figure la réservation de la dénomination choisie.
3. Certificat bancaire où figure la retenue de l'argent apporté. Rappelez-vous que ce document n'est plus obligatoire pour les sociétés à responsabilité limitée.
4. Les statuts, qui devront être signés par les intéressés.
5. Référence cadastrale du bien immobilier où la société sera domiciliée.
6. Seulement dans certains cas, si l'un des associés est une autre société, et que des biens de celle-ci sont apportés à la nouvelle entité, s'il s'agit d'un actif essentiel, ainsi établi dans les statuts, ou s'il y a conflit d'intérêts avec l'administrateur de la société qui est maintenant associée de la nouvelle, il sera nécessaire l'accord de l'assemblée de cette société.

Nous identifions dans l'acte de constitution de société devant Notaire les mentions suivantes :

• L'identité de l'entrepreneur ou des associés intervenant pour eux-mêmes ou pour leurs représentés.
• La volonté de constituer une société de capitaux.
• La dénomination de la société et la forme sociale choisie, principalement anonyme ou limitée.
• Les apports réalisés par chaque associé, la manière dont ils ont été effectués et s'ils ont été justifiés. De plus, le nombre et la numérotation des actions et parts que chacun assume.
• L'identité des responsables de l'administration et de la représentation de la société ainsi que la déclaration qu'il n'existe aucune cause d'incapacité ou d'incompatibilité pour l'exercice de la fonction. Dans ce cas, il est déterminé, dans l'acte de constitution de société limitée, le mode concret selon lequel l'administration est organisée initialement si des alternatives sont prévues.
• Les statuts sociaux signés par les associés fondateurs.

Avec l'acte de constitution de la société, il faut fournir l'acte de titularité réelle, car c'est un document qui sera exigé à l'avenir chaque fois que vous vous présenterez chez un notaire et c'est un document requis par la législation sur la Prévention du Blanchiment de Capitaux. Cet acte de titularité réelle est un document que les banques doivent demander aux sociétés qui ont un compte chez elles, et si ce document n'est pas fourni, elles bloqueront les comptes bancaires de la société.

Le bénéficiaire effectif d'une société est la personne physique qui, en dernière instance, possède ou contrôle, directement ou indirectement, une participation dans le capital ou dans les droits de vote de la société égale ou supérieure à 25%, ou qui par d'autres moyens exerce le contrôle, direct ou indirect, de la gestion de la société.

En d'autres termes, le bénéficiaire effectif est la personne qui détient le pouvoir réel sur une société, indépendamment de qui est le propriétaire légal des actions ou parts. L'acte de bénéficiaire effectif devra accompagner l'acte de constitution pour réaliser toute activité ayant une portée économique et fiscale, depuis l'ouverture ou le déblocage des comptes bancaires au début de l'activité, jusqu'à la demande de crédits ou prêts ou la réalisation d'achats ou ventes de biens.

Le NIF est le numéro d’identification fiscale qui permet d’identifier aussi bien les personnes physiques que les personnes morales à des fins fiscales en Espagne. Ce numéro est nécessaire pour exercer toute activité économique sur le territoire national. Une fois ce numéro obtenu, la société peut déjà commencer à opérer et à émettre des factures.

Ce numéro peut être demandé immédiatement après la constitution de la société, mais ce numéro sera provisoire jusqu’à la fin du processus d’inscription de l’entité. Ce numéro peut être obtenu :

1. Par les intéressés eux-mêmes, en se présentant au bureau de l’Agence Tributaria compétente ou de manière télématique, en nécessitant :
   • Remplir le modèle 036
   • Présenter une photocopie de la DNI ou du NIF du représentant de la société.
   • Original et photocopie de l’Acte de Constitution de la société.
   • Certificat d’inscription au Registre du Commerce.
2. Par le Notaire lui-même. De nombreux notaires offrent ce service, obtenant automatiquement le NIF, à caractère provisoire jusqu’à l’inscription de la société, qui sera envoyé par courrier électronique avec la copie simple au format PDF.

Le Recensement AEAT, également connu sous le nom de Recensement des Entrepreneurs, Professionnels et Reteneurs, est un registre administratif dans lequel sont inscrites toutes les personnes physiques ou morales qui exercent une activité économique en Espagne.

Cette inscription doit être effectuée dans un délai d'un mois à compter du début de l'activité économique, au moyen du modèle 036 (modèle normal) ou 037 (modèle simplifié).

Une fois l'acte de constitution délivré, la Société devra s'inscrire au Registre du Commerce de la province où la société a son siège. Cette présentation est une obligation des associés fondateurs et des administrateurs, qui seront solidairement responsables du défaut de cette démarche. Toutefois, il est possible de réaliser cette démarche par l'intermédiaire de tiers, que ce soit une agence de gestion, des avocats ou directement par l'intermédiaire du Notaire où la société a été constituée.

L'acte de constitution de l'entreprise devra être présenté au Registre du Commerce dans un délai de deux mois à compter de la date de délivrance. De plus, l'inscription est importante, car tant qu'elle n'aura pas lieu, la société ne disposera pas de la personnalité juridique indépendante de celle de ses associés, et la loi établit une limitation : les parts sociales ne pourront pas être transmises, ni les actions livrées ou transmises.

Une fois la société inscrite au Registre du Commerce, le greffier du registre du commerce transmettra pour publication, de manière télématique et sans frais supplémentaires, au Bulletin Officiel du Registre du Commerce, les données relatives à l'acte de constitution qui seront réglementairement déterminées.

Chez JLA Notarios, comme nous offrons un service notarial complet en matière de sociétés, si vous le souhaitez, nous pourrons nous charger pour vous de l'inscription de votre société au Registre du Commerce.

Le Notaire est un professionnel du Droit avec une large formation et une longue expérience. Parmi ses fonctions figure celle de conseiller et d’orienter de manière impartiale et gratuite.

Appliquant une impartialité totale, la mission du Notaire est d’informer de manière égale toutes les parties intervenantes, en apportant une plus grande assistance à la partie qui en a le plus besoin. Quel que soit le procédé ou l’acte notarial en cours d’évaluation, il est conseillé que l’intéressé, face aux doutes qui pourraient surgir, n’hésite pas à effectuer les consultations nécessaires, tant le jour de la signature que les jours précédents.

Le Notaire, en tant que fonctionnaire et professionnel du droit, conseillera les parties intervenantes, vérifiera la cohérence de l’acte et qu’il est conforme à la légalité et à la volonté exprimée.

De notre côté, chez JLA Notarios, nous ne pouvons pas seulement vous conseiller, mais nous pouvons également vous offrir un service complet, qui inclut, si vous le souhaitez :

• Demande de dénomination au registre du commerce central.
• Conseil et rédaction des statuts et des accords d’assemblée, si nécessaire.
• L’obtention du NIF.
• Liquidation fiscale.
• Traitement de l’inscription au Registre du Commerce.

Lors de la rédaction d'un acte de constitution de société, il faut payer les honoraires au notaire pour la constitution de la société ainsi que les frais d'inscription de la société au Registre du Commerce.

Le prix des actes notariaux est réglementé par le Gouvernement et est conforme à la réglementation régissant le TARIF NOTARIAL (RD 1426/1989, du 17 novembre, qui régule le Tarif des Notaires) et est calculé en fonction de plusieurs critères tels que le capital de constitution de la société.

Le prix exact d’un document notarial ne peut être calculé tant que son contenu précis n’est pas connu, c’est-à-dire tant qu’il n’est pas signé, car de nombreuses circonstances peuvent le faire varier. Le nombre de copies demandées d’un document, les pages qu’il contient ainsi que d’éventuels changements ou ajouts peuvent légèrement modifier le prix final.

Si vous souhaitez recevoir un devis détaillé, nous vous invitons à nous contacter directement par le moyen qui vous convient le mieux. Vous pouvez le faire via le formulaire de contact de la page principale de ce site, par la section contacter que vous trouverez dans le pied de page du site, en utilisant l’accès direct à WhatsApp en bas à droite de cette page, en envoyant un courriel à bcn@jlanotarios.com ou en nous appelant au téléphone 93 159 17 62.

À titre indicatif, nous pouvons vous avancer que, conformément à la réglementation en vigueur, le prix habituel de la formalisation d’une CONSTITUTION D’UNE SOCIÉTÉ avec un capital de 3000 € est compris entre 400 et 500 euros TVA incluse. Vous pouvez nous demander un devis sans engagement adapté à votre cas concret.

Ce prix indicatif est calculé pour un document de contenu habituel et avec la délivrance d’une copie authentique et de deux copies simples, sans inclure les démarches de gestion.

De plus, le notaire peut se charger de présenter l’acte de constitution de la société auprès de l’administration fiscale, ce qui est nécessaire pour déclarer la Taxe sur les Opérations Sociétaires. Il est important de souligner que cette démarche est soumise à réglementation, mais est exonérée de paiement. Cette procédure peut également être gérée par une société de gestion ou un cabinet d’avocats.

Depuis le 9 novembre 2023 et en raison de l'approbation de la Loi 11/2023, du 8 mai, chez JLA Notarios nous nous distinguons comme notariat en ligne en traitant l'autorisation notariale des actes commerciaux tels que l'acte de constitution d'entreprise par visioconférence.

Parmi les avantages offerts par l'utilisation de notre notariat numérique, nous trouvons l'accélération des démarches et l'évitement des déplacements, offrant un plus grand confort à nos clients.

De plus, nos clients pourront accéder à un Notaire choisi librement, indépendamment du lieu de résidence. Ainsi, même s'ils ne se trouvent pas à Barcelone, ils peuvent traiter leur acte de constitution avec nous.

Avec JLA Notarios, vous pourrez gérer en ligne, de même, les services suivants à caractère commercial : les nominations et cessations d'administrateurs, réaliser la modification des statuts sociaux ou élévation à l'acte public des accords sociaux et traiter les augmentations et réductions de capital ou les pouvoirs commerciaux.