Apostille de La Haye à Barcelone

L'apostille a un caractère international et se définit comme une procédure qui permet que les documents délivrés par les autorités d'un pays soient reconnus et produisent effet dans un autre pays différent de celui d'origine. Ainsi, le pays d'origine reconnaît que l'autorité qui délivre le document est compétente pour le faire, accordant certitude et sécurité au pays où le document apostillé va être utilisé quant au fait que le document signé dans un autre pays est authentique.

Cela peut être mieux compris avec un exemple :

Supposons qu'un client, nommé José, se rende chez le notaire pour signer une procuration afin de vendre une maison qu'il possède en Colombie, et selon les formalités prévues par la loi espagnole. Il donne la procuration devant un notaire espagnol. José, après l'avoir signée, l'envoie en Colombie pour qu'elle soit utilisée pour vendre sa propriété, mais comment le notaire colombien peut-il savoir que la procuration est un document public émis par un notaire réel et compétent d'Espagne ? Cela se réalise en ajoutant à la procuration l'apostille de La Haye, qui, émise par l'organisme compétent, garantit que le notaire espagnol est réel et compétent. Une fois l'apostille ajoutée, le notaire de Colombie a la certitude de sa validité et peut lui reconnaître plein effet.

La procédure d'apostille consiste, simplement, à ajouter au document un cachet où figure la reconnaissance mentionnée, et qui doit respecter les exigences formelles prévues par la Convention de La Haye du 5 octobre 1961. L'apostille internationale a l'apparence suivante :

Il est important de savoir que l'Apostille certifie uniquement l'authenticité de la signature figurant sur le document, la qualité en laquelle le signataire du document a agi, par exemple en tant que Notaire, l'identité du sceau ou du timbre utilisé, mais ne certifie pas le contenu du document.

Ne certifiant pas le contenu, une fois le document apostillé, du point de vue notarial, il devra être émis ce que l'on appelle jugement d'équivalence et de suffisance. Par ce jugement, le Notaire évalue si, à la vue du document présenté, les fonctions de l'autorité étrangère et de son ordre juridique, le contenu du document étranger est équivalent à l'espagnol, et donc valide et suffisant pour réaliser l'acte sur le territoire espagnol.

La réponse est non. L'Apostille de La Haye ne sera valable que pour les documents délivrés et destinés à produire des effets dans les pays signataires de la Convention de La Haye du 5 octobre 1961. Vous pouvez consulter la liste complète de ces pays selon la dernière mise à jour du Ministère de la Justice.

Dans ce cas, il faut recourir à la voie traditionnelle de la légalisation diplomatique ou consulaire. La procédure est plus compliquée, car elle nécessite la vérification de deux organismes, celui du pays d'origine et celui de destination.

Tout d'abord, les autorités du pays d'origine du document devront vérifier la légalité dudit document par l'intermédiaire de l'organisme compétent, généralement le Ministère des Affaires Étrangères, qui appose le cachet correspondant. Ensuite, le pays de destination, par l'intermédiaire de l'Ambassade, du Consulat ou du Consul honoraire, effectuera le contrôle approprié, incluant le second cachet correspondant.

Ce système peut être simplifié s'il existe des accords bilatéraux entre les différents pays.

Comme nous l'avons vu, il sera nécessaire d'apostiller les documents lorsqu'ils doivent produire des effets dans un pays différent de celui d'origine, c'est-à-dire :

1. Les documents délivrés dans un pays étranger qui doivent produire des effets en Espagne. Un exemple typique serait les procurations délivrées à l'étranger pour être utilisées sur le territoire espagnol.
2. Les documents publics délivrés en Espagne et qui doivent produire des effets à l'étranger, comme dans le cas de l'exemple vu plus haut.

Les documents publics délivrés par une autorité doivent être apostillés. En aucun cas les documents privés ne pourront être apostillés (sauf, comme nous le verrons plus tard, s'ils comportent une certification d'un fonctionnaire). Plus précisément, doivent être apostillés :

1. Les documents judiciaires, c'est-à-dire ceux délivrés par l'autorité judiciaire d'un État, y compris ceux provenant du Ministère Public ou d'un avocat, secrétaire, officier ou agent judiciaire.
2. Les documents administratifs, délivrés par un fonctionnaire ou ceux incorporés à un document privé, par exemple, ceux qui attestent la certitude d'une date inscrite sur ceux-ci.
3. Les actes notariés.

En règle générale, les documents publics doivent être apostillés, mais il existe des exceptions. Il n'est pas nécessaire d'apostiller :

1. Les documents délivrés par des fonctionnaires diplomatiques ou consulaires.
2. Les documents administratifs liés directement à une opération commerciale ou douanière.
3. Les documents qui, conformément à une Convention Internationale, sont exemptés d'être légalisés ou apostillés.

En plus de ces documents, selon le Règlement 2016/1191 du 6 juillet 2016, les pays membres de l'Union Européenne établissent des systèmes simplifiés pour la délivrance et la reconnaissance de certains documents publics. Ainsi, les pays membres doivent accepter certains documents délivrés par un autre État membre sans nécessité d'apostille, reconnaissant directement leur validité. Ces documents qui ne nécessitent pas d'apostille sont, principalement, les certificats de :

1. Naissance.
2. Certificat de vie.
3. Décès.
4. Nom.
5. Mariage, y compris la capacité à contracter mariage et l'état civil.
6. Divorce.
7. Séparation judiciaire ou annulation du mariage.
8. Union de fait enregistrée, y compris la capacité à s'inscrire comme membre d'une union de fait enregistrée et la qualité de membre d'une union de fait enregistrée.
9. Radiation de l'enregistrement d'une union de fait, séparation judiciaire ou annulation d'une union de fait enregistrée.
10. Filialité.
11. Adoption.
12. Domicile ou résidence.
13. Nationalité.
14. Absence de casier judiciaire et droit de vote actif et passif aux élections municipales et aux élections au Parlement Européen.

La procédure d'apostille des documents notariaux est relativement simple. Une fois l'acte notarié signé devant un notaire, vous pourrez vous rendre au Collège des Notaires correspondant pour faire apostiller le document.

En ce qui concerne le Collège des Notaires de Catalogne, l'apostille est généralement rapide. La procédure nécessite d'attendre environ trois jours puis de venir récupérer le document. Si vous souhaitez plus d'informations, vous pouvez cliquer Ici.

Depuis JLA Notarios, notaires à Barcelone, nous pouvons également nous charger de apostiller tout document notarial que vous avez signé dans notre étude notariale de la Diagonal de Barcelone, en emmenant et en récupérant pour vous le document à apostiller auprès du Collège. De plus, nous proposons généralement la possibilité de traiter ces apostilles en procédure d'urgence, de sorte que vous pourriez récupérer le document notarial signé chez JLA Notarios Barcelona avec l'apostille incorporée dans un délai d'un ou deux jours seulement.

Dans le cas où vous avez accordé ou allez accorder un acte à l'étranger et que vous avez besoin que celui-ci produise des effets en Espagne, vous devrez le faire apostiller auprès de l'organisme public compétent du pays d'origine, qui dépendra de chaque pays. Une fois apostillé, il pourra produire des effets en Espagne.

Si le document est rédigé en langue étrangère, il devra, une fois apostillé, fournir une traduction assermentée du document en question. Il se peut que cette traduction ne soit pas nécessaire si le notaire connaît suffisamment la langue dans laquelle il est rédigé, mais même dans ces cas, la traduction peut être nécessaire si ce document doit être présenté devant un autre organisme, comme les registres publics.

L'apostille n'a pas de délai de validité ou d'expiration, mais le délai est déterminé par le document apostillé, par exemple, lorsque le document a une durée limite d'efficacité.

Il n'existe pas non plus de délai pour apostiller le document, l'intéressé peut le faire quand il le juge approprié.