Wichtige Reform durch das Gesetz 11/2023 vom 8. Mai, das die notarielle Genehmigung per Videokonferenz ermöglicht
Inhaltsverzeichnis (11)
- Gesetz 11/2023 vom 8. Mai über die Umsetzung von Richtlinien der Europäischen Union zur Digitalisierung notarieller und registraler Vorgänge
- Ausstellung von autorisierten und einfachen elektronischen Kopien
- Notarielle Genehmigung per Videokonferenz bei Handlungen und Geschäften, insbesondere im Handelsbereich
- Die elektronische notarielle Vorsprache wird geregelt.
- Es wird eine CSV für elektronische Kopien geregelt.
- Aufbewahrung elektronischer und physischer Protokolle sowie der Allgemeinen Protokollarchive
- Allgemeines Protokollarchiv
- Aufbewahrung physischer Protokolle in den Archiven der Notarkammern
- Aufbewahrung elektronischer Protokolle
- Inkrafttreten der Reform des Gesetzes 11/2023 vom 8. Mai
- JLA Notarios, Technologie und Digitalisierung
Es wird eine wichtige Reform des Notargesetzes genehmigt, über notarielle Genehmigung per Videokonferenz zahlreicher Handelsgeschäfte sowie über elektronisches Notarprotokoll und elektronische notarielle Kopien. Wir stellen sie im Folgenden vor.
Gesetz 11/2023 vom 8. Mai über die Umsetzung von Richtlinien der Europäischen Union zur Digitalisierung notarieller und registraler Vorgänge
Im BOE wurde ein wichtiges Gesetz veröffentlicht: Gesetz 11/2023 vom 8. Mai, zur Umsetzung von Richtlinien der Europäischen Union im Bereich der Barrierefreiheit bestimmter Produkte und Dienstleistungen, Migration hochqualifizierter Personen, Steuerrecht und Digitalisierung notarieller und registraler Verfahren; sowie zur Änderung des Gesetzes 12/2011 vom 27. Mai über die zivilrechtliche Haftung für nukleare Schäden oder Schäden durch radioaktive Materialien.
Titel IV des Gesetzes betrifft die notarielle Gesetzgebung.
Es handelt sich um ein wichtiges Gesetz, das die Richtlinie (EU) 2019/1151 des Europäischen Parlaments und des Rates umsetzt, die die Richtlinie (EU) 2017/1132 hinsichtlich der Nutzung digitaler Werkzeuge und Prozesse im Bereich des Gesellschaftsrechts ändert. Und durch die Umsetzung oder Entwicklung der EU-Richtlinie führt es eine bedeutende Reform der Notariatsregelung ein.
Derzeit ist diese Norm von beiden gesetzgebenden Kammern genehmigt, aber noch nicht im BOE veröffentlicht. Die Texte und Kommentare beziehen sich auf den als genehmigt veröffentlichten Gesetzentwurf auf der Website des Senats.
Ausstellung von autorisierten und einfachen elektronischen Kopien
Die wichtigsten Änderungen im notariellen Bereich des Gesetzes 11/2023 vom 8. Mai sind die folgenden:
Es ist erlaubt, beglaubigte elektronische Kopien und einfache Kopien an alle Personen mit berechtigtem Interesse auszustellen, außerdem wird der Notar in den beglaubigten digitalen Kopien einen sicheren Verifizierungscode in die beglaubigte elektronische Kopie einfügen, gemäß der Fassung des neuen Artikels 31 LN.
Dies ergibt sich aus dem Absatz 3 des Artikels 17 bis des Notargesetzes, der wie folgt lautet:
"3. Der Notar kann beglaubigte Kopien mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur unter den gleichen Bedingungen wie Papierkopien ausstellen, mit dem Hinweis am Fuß der Kopie auf den Empfänger, nach Überprüfung seines berechtigten Interesses. Die beglaubigte Kopie wird über die notarielle elektronische Plattform versandt. Ebenso wird eine einfache elektronische Kopie mit rein informativem Wert versandt, wobei die notarielle elektronische Plattform ein elektronisches Siegel mit vertrauenswürdiger Zeitstempelmarke anbringt."
Notarielle Genehmigung per Videokonferenz bei Handlungen und Geschäften, insbesondere im Handelsbereich
Gesetz 11/2023 vom 8. Mai erlaubt die notarielle Genehmigung per Videokonferenz bei verschiedenen Rechtsakten und -geschäften, vor allem mit handelsrechtlichem Charakter.
Die folgende Änderung des Notargesetzes ist äußerst wichtig:
„Artikel 17 ter. 1. Die Beurkundung und Genehmigung kann über Videokonferenz als Mittel zur Ausübung der öffentlichen notariellen Funktion bei den folgenden Rechtsakten oder -geschäften erfolgen:
- Handelspolicen. In diesem Fall bedeutet die Übermittlung der Police durch das Kreditinstitut an die notarielle elektronische Geschäftsstelle dessen Zustimmung zum dokumentierten Geschäft, sofern im Text der Police nichts anderes bestimmt ist.
- Die Gründung von Gesellschaften, Ernennungen und handelsrechtliche Vollmachten aller Art, die in der Handelsgesetzgebung vorgesehen sind, sowie die Beurkundung jeder anderen gesellschaftsrechtlichen Handlung, sofern diese Einlagen der Gesellschafter in das Stammkapital in Geldform enthalten. Wenn Sie mehr zu diesem Thema erfahren möchten, können Sie den folgenden Artikel lesen:
- Die Prozessvertretungsvollmachten, für das Handeln vor den öffentlichen Verwaltungen, ebenso wie die Wahlvollmachten und die Vollmachten für konkrete Handlungen. Die Erteilung von General- oder Vorsorgevollmachten per Videokonferenz ist nicht möglich.
- Der Widerruf von Vollmachten, außer der allgemeinen Vorsorgevollmachten.
- Die Zahlungsbestätigungen und die Löschungen von Bürgschaften.
- Die Protokolle der Hauptversammlung und die im engeren Sinne referenzierten Protokolle.
- Die Beglaubigungen von Unterschriften.
- Testamente in einer erklärten Epidemiesituation, solange die Verpflichtung zur Ausgangssperre besteht.
- Die Erklärungen über Neubauten ohne Beendigung des Miteigentums, noch Eigentumszuweisung, und die Teilung des Wohnungseigentums. Erfahren Sie mehr über Letzteres:
- Die Einigung, es sei denn, der Notar hält die physische Anwesenheit für den erfolgreichen Abschluss des Verfahrens für zweckmäßig.”
Zu dieser Änderung durch das Gesetz 11/2023 vom 8. Mai müssen einige Anmerkungen gemacht werden. Die notarielle Beurkundung per Videokonferenz der Mehrheit der handelsrechtlichen notariellen Handlungen wird zugelassen und im Fall von Policen ist keine persönliche Anwesenheit der Finanzinstitution erforderlich, wenn diese die Police an die notarielle elektronische Geschäftsstelle sendet.
Außerdem wird ermöglicht, dass auf Regierungsebene durch Verordnung und nicht durch Gesetz in Zukunft die elektronische notarielle Beurkundung jeder anderen Handlung oder Geschäfte wenn sie ihrer Natur entspricht, bestimmt werden kann.
Der Rest des neuen Artikels 17 des Notargesetzes regelt die notarielle elektronische Geschäftsstelle und bestimmt unter anderem, dass der Notar im Falle einer notariellen Beurkundung per Videokonferenz das Dokument dem Erklärenden vorlegen muss. Ebenso kann dem Erklärenden, falls er keine elektronische Signatur besitzt, diese elektronisch bereitgestellt werden.
Die elektronische notarielle Vorsprache wird geregelt.
Das Gesetz 11/2023 vom 8. Mai fügt einen Absatz 2 zu Artikel 23 des Notargesetzes hinzu, der die elektronische notarielle Vorsprache regelt. Aus diesem neuen Artikel 23.2 ist der folgende teilweise Auszug hervorzuheben:
„Die interessierte Person kann durch die elektronische Vorsprache:
- die notwendigen Unterlagen für die spätere Beurkundung einer notariellen Urkunde vorlegen.
- elektronisch die festgelegten Rechtsakte oder Rechtsgeschäfte erteilen.
- beantragen, dass ihr eine einfache oder beglaubigte Kopie nach Prüfung ihres Interesses ausgestellt wird.
- nach Nachweis ihres berechtigten Interesses beantragen, dass ihr die notariellen Urkunden benannt werden, an denen sie beteiligt gewesen sein könnte.“
Es wird eine CSV für elektronische Kopien geregelt.
Das Gesetz 11/2023 vom 8. Mai ändert auch den Artikel 31 des Notariatsgesetzes, um den sicheren Verifizierungscode zu regeln. Zusammenfassend wird festgelegt, dass der CSV den elektronisch notariell beglaubigten Kopien beiliegt und dass er dem Ersteller oder jedem Dritten, dem der Code übergeben wurde, über das elektronische Notariatssitz, dauerhaften Zugang zur Überprüfung der Echtheit und Unversehrtheit der elektronisch beglaubigten Kopie des notariellen Dokuments ermöglicht, sowie die nachfolgenden Hinweise zu rechtlichen Änderungen und zur Koordination mit anderen öffentlichen Urkunden kenntlich macht.
Außerdem regelt der neue Absatz 4 des Artikels 31 des Notariatsgesetzes, wie der Notar in Fällen ohne CSV zu verfahren hat: „Wenn kein sicherer Verifizierungscode vorliegt, wird der Notar, der gesetzlich für das Protokoll zuständig ist, das berechtigte Interesse des Antragstellers bewerten und den beantragten Zugang gewähren, wenn er dies für ausreichend hält. Andernfalls wird er diesen mit Begründung verweigern, wobei seine Entscheidung bei der Generaldirektion für Rechtssicherheit und öffentliche Glaubwürdigkeit angefochten werden kann. Auf Wunsch des Erstellers kann der Notar ihm außerdem eine informative Abschrift der Urschrift oder der beglaubigten Urkunde oder der beurkundeten Police übergeben, der der sichere Verifizierungscode beigefügt wird, der in jedem Fall über das elektronische Notariatssitz übermittelt wird.“
Aufbewahrung elektronischer und physischer Protokolle sowie der Allgemeinen Protokollarchive
Neben all diesen Neuerungen gibt es einige Vorschriften, die den notariellen Bereich bezüglich der Aufbewahrung elektronischer und physischer Protokolle sowie der Allgemeinen Protokollarchive betreffen.
Allgemeines Protokollarchiv
Aus der Reform, eingeführt durch das Gesetz 11/2023 vom 8. Mai, hervorzuheben ist auch der neue Artikel 37.1 des Gesetzes über das Notariat: „37. 1. In jeder Notarkammer wird ein Allgemeines Protokollarchiv eingerichtet, in dem geordnet jene Protokolle und Bücher über Handelsgeschäfte sowie Verzeichnisbücher aufbewahrt werden, die mindestens fünf Jahre alt sind“.
Hervorzuheben ist sein Gegensatz zum aufgehobenen Artikel 37:
"Art. 37 des Organischen Gesetzes über das Notariat: In jedem Gerichtssaal wird unter dessen Aufsicht ein allgemeines Archiv öffentlicher Urkunden eingerichtet. Diese Archive werden aus den Protokollen der Notariate gebildet, die im jeweiligen Gebiet jedes Gerichtssaals liegen und ein Alter von mehr als 25 Jahren aufweisen."
Aufbewahrung physischer Protokolle in den Archiven der Notarkammern
Dies könnte dazu führen, dass mehr physische Protokolle an die Archive der Notarkammern übergeben werden, was in einer zunehmend elektronischen Welt sicherlich sinnvoll ist.
Und zusammen mit dieser Verkürzung der obligatorischen Mindestaufbewahrungszeit für Notare der physischen Protokolle, falls dies von den Notarkammern so festgelegt wird, wird klargestellt, dass die Aufbewahrung der elektronischen notariellen Protokolle tatsächlich fünfundzwanzig Jahre beträgt.
Aufbewahrung elektronischer Protokolle
So heißt es im neuen Artikel 37 Absatz 3 des Notargesetzes:
"Die Dateien, die sich auf das Protokoll im elektronischen Format beziehen, werden nach Ablauf von fünfundzwanzig Jahren seit der Genehmigung oder Intervention der Urschrift, Urkunde oder Police an die Allgemeinen Protokollarchive jedes Notarkollegiums übermittelt. Der Generalrat des Notariats ist für die Ergreifung der technischen Maßnahmen zuständig, um die Unversehrtheit dieses Mediums zu gewährleisten sowie dessen Übertragung oder Übertragung auf einen neuen Typ und den Zugang dazu für berechtigte Personen zu ermöglichen. Ebenso müssen diese Maßnahmen die Durchführung von Eintragungen in diesen Dateien gemäß der jeweils geltenden notariellen Gesetzgebung ermöglichen."
Inkrafttreten der Reform des Gesetzes 11/2023 vom 8. Mai
Das Gesetz 11/2023 tritt sechs Monate nach seiner Veröffentlichung in Kraft, so dass notarielle Dokumente ab dem 8. November 2023 per Videokonferenz genehmigt werden können. Bis zu diesem Zeitpunkt müssen die notariellen Technologiesysteme entwickelt und an die neuen Anforderungen des Gesetzes 11/2023 angepasst werden.
JLA Notarios, Technologie und Digitalisierung
Wir hoffen, dass euch dieser Blog interessant war, da es sich um eine Reform handelt, die Änderungen wie eine stärkere Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung im Allgemeinen und der Notare im Besonderen mit sich bringen wird. Sie bedeutet wichtige Paradigmenwechsel im notariellen Handeln, die mit den geeigneten technologischen Entwicklungen und unter Gewährleistung der präventiven Rechtssicherheit neue, elektronischere Arbeitsweisen im notariellen öffentlichen Dienst beschleunigen werden.
Bei JLA Notarios integrieren wir Technologie in alle Abläufe, um Prozesse und Bearbeitungszeiten zu erleichtern und Besuche in unserer Notariatskanzlei an der Diagonal in Barcelona zu minimieren, sodass Änderungen wie die notarielle Genehmigung per Videokonferenz mehr als willkommen sind, insbesondere im Handelsbereich. Falls dies auf Sie zutrifft, können Sie den folgenden Artikel lesen:
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