Importante réforme par la Loi 11/2023, du 8 mai, qui permet l'autorisation notariale par visioconférence
Table des matières (11)
- Loi 11/2023, du 8 mai, de transposition des directives de l'Union européenne sur la numérisation des actes notariaux et d'enregistrement
- Délivrer des copies électroniques autorisées et simples
- Autorisation notariale par vidéoconférence dans les actes et affaires spécialement commerciaux
- La comparution électronique notariale est réglementée
- Un CSV est réglementé pour les copies électroniques
- Garde des protocoles électroniques, physiques et des Archives Générales des Protocoles
- Archives générales des protocoles
- Garde des Protocoles physiques dans les Archives des Collèges Notariaux
- Garde des Protocoles Électroniques
- Entrée en vigueur de la réforme de la loi 11/2023, du 8 mai
- JLA Notarios, technologie et digitalisation
Une importante réforme de la loi sur le notariat est approuvée, concernant l'autorisation notariale par vidéoconférence de nombreuses opérations commerciales et sur le protocole notarial électronique ainsi que les copies électroniques notariales. Nous la présentons ci-après.
Loi 11/2023, du 8 mai, de transposition des directives de l'Union européenne sur la numérisation des actes notariaux et d'enregistrement
Une loi importante a été publiée au BOE : Loi 11/2023, du 8 mai, de transposition des directives de l'Union européenne en matière d'accessibilité de certains produits et services, de migration des personnes hautement qualifiées, fiscale et de numérisation des actes notariaux et d'enregistrement ; et modifiant la Loi 12/2011, du 27 mai, sur la responsabilité civile pour dommages nucléaires ou causés par des matériaux radioactifs.
Le Titre IV de la loi est celui qui concerne la législation notariale.
C’est une loi importante qui transpose la Directive (UE) 2019/1151 du Parlement européen et du Conseil, qui modifie la Directive (UE) 2017/1132 en ce qui concerne l’utilisation d’outils et de processus numériques dans le domaine du droit des sociétés. Et, en transposant ou en développant la Directive de l’UE, elle introduit une réforme importante dans la réglementation du notariat.
Actuellement, cette norme est approuvée par les deux Chambres législatives mais en attente de publication au BOE. Les textes et commentaires qui sont faits le sont sur le projet de loi publié sur le site du Sénat comme approuvé.
Délivrer des copies électroniques autorisées et simples
Les principales modifications dans le domaine notarial de la Loi 11/2023, du 8 mai sont les suivantes :
Il est permis de délivrer des copies électroniques autorisées et simples à tous ceux qui ont un intérêt légitime, de plus, dans les copies autorisées numériques, le notaire insérera dans la copie autorisée électronique un code sécurisé de vérification, selon la rédaction du nouvel article 31 LN.
Cela résulte du paragraphe 3 de l'article 17 bis de la Loi sur le Notariat, qui est rédigé comme suit :
"3. Le notaire pourra délivrer des copies certifiées conformes avec sa signature électronique qualifiée dans les mêmes conditions que les copies papier, avec l'indication en bas de copie du destinataire, après vérification de son intérêt légitime. La copie certifiée conforme sera envoyée via le portail électronique notarial. De même, il enverra une copie électronique simple à valeur purement informative, incorporant le sceau électronique du portail électronique notarial avec une marque temporelle fiable."
Autorisation notariale par vidéoconférence dans les actes et affaires spécialement commerciaux
Loi 11/2023, du 8 mai permet l’autorisation notariale par visioconférence dans divers actes et affaires juridiques, principalement de nature commerciale.
La modification suivante de la Loi sur le Notariat est très importante :
« Article 17 ter. 1. L’octroi et l’autorisation pourront être réalisés par visioconférence comme moyen d’exercice de la fonction publique notariale, dans les actes ou affaires juridiques suivants :
- Les polices commerciales. Dans ce cas, l’envoi de la police par l’établissement de crédit au siège électronique notarial impliquera son consentement à l’affaire documentée, sauf disposition contraire dans le texte de la police.
- La constitution de sociétés, nominations et procurations commerciales de toute nature prévues par la législation commerciale, ainsi que l’octroi de tout autre acte sociétaire, à condition que, en cas d’apports des associés au capital social, ceux-ci soient en numéraire. Si vous souhaitez en savoir plus sur ce sujet, vous pouvez lire l’article suivant :
- Les pouvoirs de représentation procédurale, pour l'action devant les administrations publiques, ainsi que les pouvoirs électoraux, et les pouvoirs pour actes spécifiques. L'autorisation par visioconférence de pouvoirs généraux ou préventifs ne sera pas possible.
- La révocation des pouvoirs, sauf les pouvoirs généraux préventifs.
- Les lettres de paiement et les annulations de garanties.
- Les procès-verbaux d'assemblée générale et ceux de référence au sens strict.
- Les attestations de légitimation de signatures.
- Les testaments en situation d’épidémie déclarée tant que dure l’obligation de confinement.
- Les déclarations de nouvelle construction sans extinction de copropriété, ni adjudication de propriété, et la division de la propriété horizontale. En savoir plus sur ce dernier :
- La conciliation, sauf si le notaire juge nécessaire la présence physique pour le bon déroulement du dossier.”
De cette modification par la Loi 11/2023, du 8 mai il faut faire quelques commentaires. On admet l’autorisation notariale par visioconférence pour la majorité des actes notariaux commerciaux et dans le cas des polices, la comparution de l’entité financière n’est pas nécessaire si elle envoie la police au siège électronique notarial.
De plus, il est habilité que, administrativement par décret et non par loi, on puisse déterminer à l’avenir l’autorisation électronique notariale de tout autre acte ou affaire si cela est conforme à sa nature.
Le reste du nouvel article 17 de la Loi sur le Notariat régule le siège électronique notarial et, entre autres questions, détermine que le Notaire doit présenter en cas d’autorisation notariale par visioconférence le document à l’octroyant de celui-ci. Aussi, si l’octroyant ne dispose pas de signature électronique, il pourra lui en être doté de manière électronique.
La comparution électronique notariale est réglementée
La Loi 11/2023, du 8 mai ajoute un alinéa 2 à l'article 23 de la loi sur le Notariat, qui régule la comparution électronique notariale. De ce nouvel article 23.2, on retient l'extrait partiel suivant de l'article :
« La personne intéressée pourra, par le biais de la comparution électronique :
- Fournir les antécédents nécessaires pour l'autorisation ultérieure d'un acte notarié public.
- Accorder électroniquement les actes ou affaires juridiques qui seront déterminés.
- Demander qu'une copie simple ou authentifiée lui soit délivrée après appréciation de son intérêt.
- Demander, après justification de son intérêt légitime, qu'on lui identifie les actes notariés publics dans lesquels il aurait pu intervenir.»
Un CSV est réglementé pour les copies électroniques
La Loi 11/2023, du 8 mai modifie également le article 31 de la Loi sur le Notariat pour réglementer le code sécurisé de vérification. En résumé, le contenu établit que le CSV accompagnera les copies électroniques notariées autorisées et qu’il permettra au donneur d’ordre ou à tout tiers à qui il aura remis le code, via le portail électronique notarial, d’accéder de manière permanente à la vérification de l’authenticité et de l’intégrité de la copie électronique autorisée du document notarié, ainsi que de connaître les notes ultérieures de modification juridique et de coordination avec d’autres instruments publics.
De plus, le nouveau paragraphe 4 de l’article 31 de la Loi sur le Notariat réglemente la manière dont le Notaire doit agir dans les cas où il n’y a pas de CSV : « Si aucun code sécurisé de vérification n’est disponible, le notaire responsable légalement du protocole évaluera l’intérêt légitime du demandeur, accordant l’accès demandé s’il le juge suffisant. Dans le cas contraire, il le refusera de manière motivée, sa décision pouvant être contestée devant la Direction Générale de la Sécurité Juridique et de la Foi Publique. Si le donneur d’ordre le demande, le notaire pourra également lui remettre une copie informative de l’acte original ou du procès-verbal autorisé ou de la police intervenue à laquelle sera ajouté le code sécurisé de vérification qui sera transmis, en tout état de cause, via le portail électronique notarial. »
Garde des protocoles électroniques, physiques et des Archives Générales des Protocoles
En plus de toutes ces nouveautés, il y a certaines règles qui affectent le domaine notarial concernant la garde des protocoles électroniques et physiques ainsi que les Archives Générales des Protocoles.
Archives générales des protocoles
De la réforme introduite par la Loi 11/2023, du 8 mai se distingue également le nouvel article 37.1 de la Loi sur le Notariat : « 37. 1. Dans chaque Collège Notarial sera constitué un Archive Générale des Protocoles dans lequel seront conservés de manière ordonnée ces protocoles et livres registres des opérations commerciales ainsi que les livres indicateurs, qui ont au moins cinq ans d'ancienneté ».
On note sa confrontation avec l'article 37 supprimé :
"Art. 37 de la Loi Organique du Notariat : Il y aura dans chaque Audience, et sous son inspection, un fichier général des actes notariés. Ces fichiers seront constitués avec les protocoles des Notariats compris dans le territoire respectif de chaque Audience qui ont plus de 25 ans d'ancienneté."
Garde des Protocoles physiques dans les Archives des Collèges Notariaux
Cela pourrait conduire à ce que davantage de protocoles physiques soient remis aux Archives des Collèges Notariaux, ce qui a sûrement du sens dans un monde de plus en plus électronique.
Et avec cette réduction du temps minimum obligatoire pour les Notaires de garde du protocole physique, si cela est finalement décidé ainsi par les Collèges Notariaux, il est précisé que la garde des protocoles électroniques notariaux est bien de vingt-cinq ans.
Garde des Protocoles Électroniques
Ainsi, dit le nouveau article 37, paragraphe 3 de la Loi sur le Notariat :
"Les fichiers relatifs au protocole sur support électronique seront envoyés après vingt-cinq ans à compter de l'autorisation ou de l'intervention de l'acte principal, procès-verbal ou police aux Archives Générales des Protocoles de chaque Collège. Il appartient au Conseil Général du Notariat de prendre les mesures techniques pour garantir l'intégrité dudit support, ainsi que sa migration ou son transfert vers un nouveau type et l'accès à celui-ci par les personnes ayant droit. De même, ces mesures doivent permettre la prise de notes sur ceux-ci, conformément à la législation notariale en vigueur."
Entrée en vigueur de la réforme de la loi 11/2023, du 8 mai
La loi 11/2023 entre en vigueur six mois après sa publication, de sorte que les documents notariaux pourront être autorisés par visioconférence à partir du 8 novembre 2023. Jusqu'à ce moment, les systèmes technologiques notariaux devront être développés et adaptés aux nouvelles exigences introduites par la loi 11/2023.
JLA Notarios, technologie et digitalisation
Espérons que ce blog vous ait été intéressant, car il s'agit d'une réforme qui va entraîner des modifications telles qu'une plus grande numérisation de l'Administration Publique en général et des Notaires en particulier. Elle implique d'importants changements de paradigme dans l'action notariale qui, avec les développements technologiques appropriés, et en garantissant la sécurité juridique préventive, permettra d'accélérer de nouvelles formes de travail plus électroniques dans le service public notarial.
Chez JLA Notarios, nous intégrons la technologie dans toutes les démarches pour faciliter les processus, les délais de traitement et minimiser les visites à notre notariat sur la Diagonal de Barcelone, de sorte que des changements comme l'autorisation notariale par visioconférence sont plus que bienvenus, surtout dans le domaine commercial. Si c'est votre cas, vous pouvez lire l'article suivant :
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