Procès-verbaux de fixation de solde

Dans ce document émis par un Notaire, il est certifié le montant exact qu'un débiteur a la responsabilité de payer à son créancier et les concepts qui conduisent à ce montant sont détaillés. Ceux-ci peuvent être le total du capital prêté, les intérêts accumulés, les intérêts de retard ou d'autres montants en suspens jusqu'au moment de la signature. Dans le procès-verbal, il n'y a qu'un intervenant, qui est le créancier impayé, souhaitant l'autorisation du procès-verbal.

Par conséquent, le procès-verbal de fixation de solde est généralement lié à des contrats de prêt ou de crédit. Lorsque ce contrat explicitait la réclamation judiciaire de la dette, il est possible d'utiliser le procès-verbal pour initier un procès exécutif, qu'il s'agisse d'une exécution extrajudiciaire ou judiciaire, permettant d'exiger le remboursement du montant. Ils sont généralement émis pour le recouvrement de dettes ou pour des saisies hypothécaires.

Il est courant que les intervenants dans les procès-verbaux de fixation de solde soient des entreprises qui les élaborent à la fin d'une relation de travail avec leur prestataire de service et même des fournisseurs. Cela se produit également souvent entre des entités publiques et privées pour des contrats de travaux et de services qui mettent fin à leur relation de travail et les soldes en suspens sont réglés.

Un des exemples les plus courants de procès-verbal de fixation de solde se trouve dans les exécutions hypothécaires. Dans ce cas, ce sont les institutions financières qui exigent ce document pour demander l'ordonnance d'exécution judiciaire ou extrajudiciaire.

Dans les hypothèques, il est très important de vérifier s'il y a des clauses abusives pour déterminer l'autorisation du procès-verbal. Ces dispositions, comme la clause de maturité anticipée, compliquent la procédure, surtout si elles sont confirmées comme telles dans un jugement.

Il commence lorsque le créancier envoie un écrit ou une lettre signée par lui à un notaire dans lequel il demande l'autorisation authentique du procès-verbal où sera officiellement déterminé le montant que doit le débiteur.

Pour autoriser le procès-verbal, le créancier devra fournir toute la documentation liée que nous résumerons plus loin. Il s'agira à la fois d'une lettre de demande signée par la banque avec une signature originale légitimée, de l'acte de prêt original ainsi que des certificats de dette et des extraits comptables contenant le montant dû indiqué par le certificat.

Pour que le Notaire autorise le procès-verbal de fixation de solde, il devra vérifier si les calculs sont corrects, en tenant compte des finances quantitatives, des taux d'intérêt mentionnés ci-dessus et d'autres clauses connexes telles que les commissions pouvant s'appliquer.

Si la documentation fournie et ses données sont correctes, le jour où le Notaire autorise le procès-verbal, la présence des créanciers ou de l'entité créancière ne sera pas nécessaire. Le même écrit où est sollicitée l'autorisation authentique habilite le Notaire à émettre le document.

Après cela, le Notaire ouvre une diligente où il exprime ce qui a été expliqué précédemment. Avec le document du procès-verbal, il est possible d'engager une procédure judiciaire exécutive pour exiger le montant restant à payer au créancier. Cette procédure est encadrée par la loi de Procédure Civile (articles 572 et 573).

Il peut arriver que le procès-verbal ne remplisse pas les conditions légales requises, c’est-à-dire qu’il y ait eu intentionnellement ou non un calcul erroné de la dette en cours. Dans ce cas, le Notaire n’autorisera pas le procès-verbal et la procédure judiciaire nécessaire au recouvrement de la dette ne sera pas engagée.

Effectivement, s'il y avait une erreur de calcul, elle peut être corrigée en demandant à nouveau l'autorisation du procès-verbal et en fournissant la documentation sans erreurs.

Dans ce cas, le débiteur peut le notifier pendant la procédure et il peut être décidé de ne pas engager le processus d'exécution connu sous le nom de despacho de ejecución.

Enfin, dans la contestation du procès-verbal de fixation de solde, on trouve généralement l'objection ou le désaccord quant au contenu du procès-verbal de la part du débiteur, car il considère que le calcul total ou certaines de ses données ne sont pas corrects, qu'il y a des concepts inconnus ou des inexactitudes. Il faudra présenter un écrit devant le Notaire qui l'a autorisé en détaillant les motifs spécifiques et en apportant des preuves. S'il existe une procédure judiciaire en cours, elle sera présentée devant le juge de l'affaire. Si la contestation est acceptée, le procès-verbal devra être corrigé ou annulé.

Le Notaire est une figure impartiale qui garantit la légitimité des documents notariaux auxquels il intervient, sans prendre parti pour aucune des parties, attestant des faits et agissant dans le cadre de la légalité. 

Son rôle est clé dans l’émission et l’authentification de l’acte, car il veille au respect de la législation et à la protection des créanciers et des débiteurs. La vérification et la certification de la documentation concluent un processus transparent conforme à la réglementation légale et le résultat est un document ayant une valeur probante pouvant être utilisé dans des procédures judiciaires. Avec lui, la foi publique est conférée aux contrats et actes extrajudiciaires.

Par conséquent, dans les procès-verbaux de fixation de solde, le Notaire garantit le respect de la loi et la protection des débiteurs, car en tant que tiers neutre entre créancier et débiteurs, il vérifie que les calculs de la dette sont corrects et conformes au droit.

Il est le rédacteur de l’acte dans le cas où celui-ci est autorisé et certifie l’exactitude du document. Celui-ci se conclura par sa signature et son sceau pour lui conférer le caractère public et la valeur probante requise, afin que, devant les tribunaux, il puisse être utilisé comme preuve objective pour le débiteur.

Pour traiter le procès-verbal de fixation de solde, les documents suivants doivent être présentés au Notaire.

• Demande formelle du créancier au Notaire avec signature originale légitimée notarialement.
• Certificat avec le montant total et les détails de la dette en cours ainsi que les extraits comptables qui le certifient.
• Acte de prêt ou police originale dans laquelle figurent toutes les conditions convenues.
• En cas de prêts variables, identification de la valeur de l’indice de référence à chaque moment.

Le prix de cette démarche est stipulé par le Tarif Notarial et certains aspects tels que le nombre de pages, les copies certifiées conformes et simples qui seront émises, les diligences et la consultation au Registre du Commerce.

Nous vous suggérons de nous contacter pour établir votre devis personnalisé. Vous pouvez le faire via le formulaire de contact de la page principale de ce site, par la section contacter que vous trouverez dans le pied de page du site, en utilisant l'accès direct à WhatsApp en bas à droite de cette page, en envoyant un courriel à bcn@jlanotarios.com ou en nous appelant au téléphone 93 159 17 62.