Was ist die Haager Apostille, wofür dient sie und wie beantragt man sie?

Die Apostille ist international und wird definiert als ein Verfahren, das es ermöglicht, dass von den Behörden eines Landes ausgestellte Dokumente in einem anderen Land, das nicht das Ursprungsland ist, anerkannt werden und Wirkung entfalten. Auf diese Weise erkennt das Ursprungsland an, dass die Behörde, die das Dokument ausstellt, befugt ist, es auszustellen, und gewährt dem Land, in dem das apostillierte Dokument verwendet wird, die Sicherheit und Gewissheit, dass das in einem anderen Land unterzeichnete Dokument authentisch ist.

Man kann es besser mit einem Beispiel verstehen:

Stellen Sie sich vor, ein Kunde namens José geht zum Büro des Notars, um eine Vollmacht zum Verkauf eines Hauses, das er in Kolumbien besitzt, zu unterschreiben, und zwar unter den in der spanischen Gesetzgebung vorgesehenen Formalitäten. Er erteilt die Vollmacht vor einem spanischen Notar. José schickt sie nach der Unterzeichnung nach Kolumbien, damit sie zum Verkauf seiner Immobilie verwendet wird, aber wie kann der kolumbianische Notar wissen, dass die Vollmacht ein öffentliches Dokument ist, das von einem echten und zuständigen Notar in Spanien ausgestellt wurde? Dies wird erreicht, indem die Haager Apostille zur Vollmacht hinzugefügt wird, die von der zuständigen Behörde ausgestellt wird und garantiert, dass der spanische Notar echt und zuständig ist. Durch das Hinzufügen der Apostille hat der kolumbianische Notar Gewissheit über deren Gültigkeit und kann alle ihre Wirkungen anerkennen.

Der Apostille-Prozess besteht einfach darin, dem Dokument einen Stempel hinzuzufügen, auf dem die erwähnte Anerkennung erscheint und der die formalen Anforderungen der Haager Konvention vom 5. Oktober 1961 erfüllen muss. Die internationale Apostille sieht folgendermaßen aus:

Es ist wichtig zu wissen, dass die Apostille nur die Echtheit der Unterschrift auf dem Dokument bestätigt, die Befugnis, in der der Unterzeichner des Dokuments gehandelt hat, zum Beispiel als Notar, die Identität des verwendeten Stempels oder Siegels, aber nicht den Inhalt des Dokuments bestätigt.

Da der Inhalt nicht bestätigt wird, muss aus notarieller Sicht, sobald das Dokument apostilliert wurde, ein sogenanntes Äquivalenz- und Genügsamkeitsurteil abgegeben werden. Durch dieses Urteil bewertet der Notar, ob der Inhalt des ausländischen Dokuments angesichts des vorgelegten Dokuments, der Funktionen der ausländischen Behörde und ihres Rechtssystems dem spanischen Inhalt entspricht und daher gültig und ausreichend ist, um die Handlung innerhalb des spanischen Hoheitsgebiets durchzuführen.

Die Antwort ist nein. The Hague Apostille ist nur gültig in Bezug auf die ausgestellten Dokumente und hat Wirkung in den Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens vom 5. Oktober 1961. Die vollständige Liste dieser Länder können Sie gemäß der letzten Aktualisierung des Ministeriums für Justiz Spaniens einsehen.

In diesem Fall muss das traditionelle Verfahren der diplomatischen oder konsularischen Legalisierung befolgt werden. Der Prozess ist komplizierter, da die Überprüfung durch zwei Stellen erforderlich ist, das Ursprungsland und das Zielland.

Zunächst müssen die Behörden des Ursprungslandes des Dokuments die Rechtmäßigkeit des Dokuments durch die zuständige Stelle, in der Regel das Außenministerium, überprüfen, das den entsprechenden Stempel anbringt. Anschließend führt das Zielland über die Botschaft, das Konsulat oder den Honorarkonsul die entsprechende Kontrolle durch, einschließlich des zweiten entsprechenden Stempels.

Dieses System kann vereinfacht werden, wenn bilaterale Abkommen zwischen den verschiedenen Ländern bestehen.

Wie wir gesehen haben, ist es notwendig, die Dokumente zu apostillieren, wenn sie in einem anderen Land als dem Ursprungsland Wirkung entfalten sollen, das heißt:

1. Dokumente, die in einem fremden Land ausgestellt wurden und in Spanien Wirkung entfalten müssen. Ein typisches Beispiel wären Vollmachten, die im Ausland erteilt wurden und auf spanischem Gebiet verwendet werden sollen.
2. Öffentliche Dokumente, die in Spanien ausgestellt wurden und im Ausland Wirkung entfalten müssen, wie im zuvor gesehenen Beispiel.

Öffentliche Urkunden, die von einer Behörde ausgestellt werden, müssen mit einer Apostille versehen sein. In keinem Fall dürfen private Dokumente apostilliert werden (außer, wie wir später sehen werden, solche, die eine Beglaubigung durch einen Beamten enthalten). Genauer gesagt müssen die folgenden Dokumente apostilliert werden:

1. Gerichtliche Dokumente, die von der Justizbehörde eines Staates ausgestellt wurden, einschließlich der des Staatsanwalts oder eines Anwalts, Sekretärs, Beamten oder Justizagenten.
2. Verwaltungsdokumente, die von einem Beamten ausgestellt wurden oder solche, die in ein privates Dokument aufgenommen sind, zum Beispiel solche, die die Richtigkeit eines darin festgelegten Datums nachweisen.
3. Notarielle Urkunden.

Als allgemeine Regel müssen öffentliche Dokumente mit einer Apostille versehen sein, es gibt jedoch Ausnahmen. Es ist nicht notwendig, eine Apostille anzubringen bei:

1. Dokumenten, die von diplomatischen oder konsularischen Beamten ausgestellt wurden.
2. Verwaltungsdokumenten, die direkt mit einer Handels- oder Zolloperation in Zusammenhang stehen.
3. Dokumenten, die gemäß einer internationalen Vereinbarung von der Legalisierung oder Apostillierung befreit sind.

Neben diesen Dokumenten legen gemäß der Verordnung 2016/1191 vom 6. Juli 2016 die Mitgliedstaaten der Europäischen Union vereinfachte Systeme für die Ausstellung und Anerkennung bestimmter öffentlicher Dokumente fest. Auf diese Weise müssen die Mitgliedstaaten einige von einem anderen Mitgliedstaat ausgestellte Dokumente ohne Apostille akzeptieren und deren Gültigkeit direkt anerkennen. Diese Dokumente, die keine Apostille benötigen, sind hauptsächlich die Bescheinigungen über:

1. Geburt.
2. Leben.
3. Tod.
4. Name.
5. Ehe, einschließlich der Fähigkeit, eine Ehe einzugehen, und des Familienstands.
6. Scheidung.
7. gerichtliche Trennung oder Eheannullierung.
8. eingetragene häusliche Gemeinschaft, einschließlich der Fähigkeit, als Mitglied einer eingetragenen häuslichen Gemeinschaft registriert zu werden, und des Status als Mitglied einer eingetragenen häuslichen Gemeinschaft.
9. Streichung der Eintragung einer nichtehelichen Lebensgemeinschaft, gerichtliche Trennung oder Annullierung einer eingetragenen nichtehelichen Lebensgemeinschaft.
10. Vaterschaft.
11. Adoption.
12. Wohnsitz oder Aufenthalt.
13. Staatsangehörigkeit.
14. Fehlen eines Strafregistereintrags und aktives sowie passives Wahlrecht bei Kommunalwahlen und Wahlen zum Europäischen Parlament.

Der Apostille-Prozess für notarielle Dokumente ist relativ einfach. Sobald die öffentliche Urkunde vor einem Notar unterzeichnet wurde, muss man sich an die zuständige Notarkammer wenden, damit das Dokument apostilliert wird.

Was die Notarkammer von Katalonien betrifft, ist die Apostille in der Regel schnell. Der Prozess erfordert eine Wartezeit von etwa drei Tagen, danach kann das Dokument abgeholt werden. Wenn Sie weitere Informationen wünschen, können Sie hier klicken.

Bei JLA Notarios können wir auch die Apostillierung jedes notariellen Dokuments übernehmen, das Sie in unserer Notaría en Diagonal de Barcelona unterzeichnet haben, indem wir das Dokument für Sie abholen und zur Apostillierung bringen. Außerdem bieten wir normalerweise die Möglichkeit, diese Apostillen im Eilverfahren zu bearbeiten, sodass Sie das bei JLA Notarios Barcelona unterzeichnete notarielle Dokument mit der Apostille innerhalb von nur ein oder zwei Tagen abholen können.

Falls Sie eine Urkunde im Ausland ausgestellt haben oder ausstellen lassen und diese in Spanien wirksam sein soll, müssen Sie die Apostille einer zuständigen öffentlichen Organisation des Herkunftslandes einholen, die je nach Land unterschiedlich ist. Nach der Apostillierung kann sie in Spanien wirksam werden.

Wenn das Dokument in einer Fremdsprache verfasst ist, muss nach der Apostillierung eine beglaubigte Übersetzung des Dokuments vorgelegt werden. Die Übersetzung ist möglicherweise nicht erforderlich, wenn der Notar die Sprache, in der das Dokument verfasst ist, ausreichend beherrscht, aber selbst in diesen Fällen kann die Übersetzung erforderlich sein, wenn das Dokument bei einer anderen Behörde, wie den öffentlichen Registern, eingereicht werden muss.