¿Qué es la Apostilla de La Haya, para qué sirve y cómo tramitarla?
Uno de los principales efectos de la globalización es el aumento de actos y negocios internacionales, y el intercambio, no solo de información, sino también de documentación entre diferentes Estados e individuos. Por esta razón, procedimientos como la Apostilla de La Haya son necesarios para facilitar y agilizar este intercambio.
En nuestra Notaría en Barcelona, la necesidad de que ciertos documentos estén apostillados es cada vez más común. Muchos clientes, al otorgar una escritura, necesitan que el documento que firman incluya una apostilla. Por esta razón, en este artículo queremos aclarar todo lo relacionado con este tema, que es de gran importancia pero es un gran desconocido.
¿Qué es la Apostilla de La Haya?
La apostilla es internacional y se define como un procedimiento que permite que los documentos emitidos por las autoridades de un país sean reconocidos y tengan efecto en otro país, distinto al país de origen. De este modo, el país de origen reconoce que la autoridad que emite el documento es competente para emitirlo, otorgando certeza y seguridad al país en el que se utilizará el documento apostillado de que el documento firmado en otro país es auténtico.
Se puede entender mejor con un ejemplo:
Imagina que un cliente, llamado José, acude a la oficina del Notario para firmar un poder para vender una casa que tiene en Colombia, y bajo las formalidades previstas en la Ley española. Otorga el poder ante un Notario español. José, tras firmarlo, lo envía a Colombia para que se utilice para vender su propiedad, pero ¿cómo puede el Notario colombiano saber que el poder es un documento público emitido por un Notario real y competente en España? Esto se logra añadiendo la Apostilla de La Haya al poder, que, emitida por el organismo competente, garantiza que el Notario español es real y competente. Al añadir la apostilla, el Notario colombiano tiene certeza de su validez y puede reconocer todos sus efectos.
El proceso de apostilla consiste simplemente en añadir un sello al documento donde aparece el reconocimiento mencionado, y que debe cumplir con los requisitos formales previstos en la Convención de La Haya de 5 de octubre de 1961. La Apostilla internacional tiene el siguiente aspecto:
¿Qué garantiza la apostilla?
Es importante saber que la Apostilla solo certifica la autenticidad de la firma que aparece en el documento, la capacidad en la que el firmante del documento ha actuado, por ejemplo, como Notario, la identidad del sello o estampilla utilizada, pero no certifica el contenido del documento.
Al no certificar el contenido, una vez que el documento ha sido apostillado, desde el punto de vista notarial, debe emitirse lo que se llama juicio de equivalencia y suficiencia. A través de este juicio, el Notario califica si, en vista del documento presentado, las funciones de la autoridad extranjera y su sistema legal, el contenido del documento extranjero es equivalente al español, y por lo tanto válido y suficiente para llevar a cabo el acto dentro del territorio español.
¿Es válida la Apostilla de La Haya en cualquier país del mundo?
La respuesta es no. The Hague Apostille solo será válida con respecto a los documentos emitidos y que tendrán efecto en los países signatarios de la Convención de La Haya de 5 de octubre de 1961. Puede consultar la lista completa de estos países según la última actualización del Ministerio de Justicia de España.
¿Qué ocurre si un país no forma parte de la Convención de La Haya?
En este caso, debe seguirse el procedimiento tradicional de legalización diplomática o consular. El proceso es más complicado, ya que requiere la verificación de dos organismos, el país de origen y el país de destino.
En primer lugar, las autoridades del país de origen del documento deben verificar la legalidad del documento a través del organismo competente, generalmente el Ministerio de Asuntos Exteriores, que incluye el sello correspondiente. Posteriormente, el país de destino, a través de la Embajada, Consulado o Cónsul Honorario, realizará el control adecuado, incluyendo el segundo sello correspondiente.
Este sistema puede simplificarse si existen acuerdos bilaterales entre los diferentes países.
Documentos para apostillar: ¿Cuándo es necesario?
Como hemos visto, será necesario apostillar los documentos cuando vayan a surtir efecto en un país distinto al país de origen, es decir:
- Documentos otorgados en un país extranjero que deben surtir efecto en España. Un ejemplo típico serían los poderes otorgados en el extranjero para ser utilizados en territorio español.
- Documentos públicos otorgados en España y que deben surtir efecto en el extranjero, como en el caso del ejemplo visto anteriormente.
¿Qué documentos deben ser apostillados?
Los documentos públicos emitidos por una autoridad deben ser apostillados. En ningún caso se pueden apostillar documentos privados (excepto, como veremos más adelante, aquellos que incorporen una certificación de un funcionario). Más específicamente, los siguientes documentos deben ser apostillados:
- Documentos judiciales emitidos por la autoridad judicial de un Estado, incluidos los del Ministerio Público o un abogado, secretario, funcionario o agente judicial.
- Documentos administrativos, emitidos por un funcionario o aquellos incorporados en un documento privado, por ejemplo, los que prueban la certeza de una fecha establecida en ellos.
- Escrituras notariales.
¿Qué documentos no deben ser apostillados?
Como regla general, los documentos públicos deben estar apostillados, pero hay excepciones. No es necesario apostillar:
- Documentos emitidos por funcionarios diplomáticos o consulares.
- Documentos administrativos directamente relacionados con una operación comercial o aduanera.
- Los documentos que, de acuerdo con un Acuerdo Internacional, están exentos de ser legalizados o apostillados.
Además de estos documentos, según el Reglamento 2016/1191 de 6 de julio de 2016, los países miembros de la Unión Europea establecen sistemas simplificados para la emisión y reconocimiento de ciertos documentos públicos. De esta manera, los países miembros deben aceptar algunos documentos emitidos por otro estado miembro sin necesidad de una apostilla, reconociendo directamente su validez. Estos documentos que no necesitan apostilla son, principalmente, los certificados de:
- Nacimiento.
- Fe de vida.
- Defunción.
- Nombre.
- Matrimonio, incluyendo capacidad para contraer matrimonio y estado civil.
- Divorcio.
- Separación judicial o nulidad matrimonial.
- Unión doméstica registrada, incluyendo la capacidad para registrarse como miembro de una unión doméstica registrada y el estado de miembro de una unión doméstica registrada.
- Cancelación de la inscripción de una unión de hecho, separación judicial o nulidad de una unión de hecho registrada.
- Afiliación.
- Adopción.
- Domicilio o residencia.
- Nacionalidad.
- Ausencia de antecedentes penales y derecho a sufragio activo y pasivo en elecciones municipales y en elecciones al Parlamento Europeo.
¿Quién debe solicitar la apostilla?
Normalmente lo solicita la parte interesada, pero también puede hacerlo cualquier persona que esté en posesión de la copia original del documento que necesita ser apostillado.
¿Cómo apostillar documentos notariales en España?
El proceso de apostilla para documentos notariales es relativamente sencillo. Una vez que se firma la escritura pública otorgada ante un Notario, debe acudir al Colegio de Notarios correspondiente para que el documento sea apostillado.
En cuanto al Colegio de Notarios de Cataluña, la apostilla suele ser rápida. El proceso requiere esperar aproximadamente tres días y luego recoger el documento. Si desea más información, puede hacer clic aquí.
Desde JLA Notarios también podemos encargarnos de apostillar cualquier documento notarial que haya firmado en nuestra Notaría en Diagonal de Barcelona, recogiendo y entregando el documento para ser apostillado por usted. Además, normalmente ofrecemos la posibilidad de tramitar estas apostillas mediante el procedimiento urgente, para que pueda recoger el documento notarial firmado en JLA Notarios Barcelona con la apostilla incorporada en un plazo de solo uno o dos días.
¿Cómo se apostilla una escritura extranjera para que tenga efecto en España?
En caso de que haya otorgado o vaya a otorgar una escritura en el extranjero y necesite que surta efecto en España, debe obtener la apostilla de una organización pública competente del país de origen, que dependerá de cada país. Una vez apostillada, podrá surtir efecto en España.
¿Qué ocurre si el documento extranjero está escrito en un idioma extranjero?
Si el documento está escrito en un idioma extranjero, una vez que ha sido apostillado, debe proporcionar una traducción jurada del documento. La traducción puede no ser necesaria si el Notario conoce suficientemente el idioma en el que está escrito, pero incluso en estos casos la traducción puede ser necesaria si el documento debe presentarse a otro organismo, como los Registros Públicos.
¿Cuánto tiempo es válida la Apostilla de La Haya?
La apostilla no tiene un plazo de validez o caducidad, pero el plazo lo marca el documento apostillado, por ejemplo, cuando el documento tiene un plazo de vigencia.
Tampoco existe un plazo para apostillar el documento, el interesado puede hacerlo cuando lo considere oportuno.
Con este artículo hemos intentado recopilar toda la información para ayudarte a entender qué es la Apostilla de La Haya. Si quieres saber más sobre los servicios que ofrecemos desde nuestro notario en Barcelona, por favor visita la página de servicios notariales.
También puede que quieras aprender más sobre las funciones de los notarios en España, si es así, por favor lee este artículo en nuestro blog:
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