Qu'est-ce que l'Apostille de La Haye, à quoi sert-elle et comment la demander ?

L’apostille est internationale et se définit comme une procédure qui permet que les documents émis par les autorités d’un pays soient reconnus et aient effet dans un autre pays, différent du pays d’origine. Ainsi, le pays d’origine reconnaît que l’autorité qui émet le document est compétente pour l’émettre, accordant certitude et sécurité au pays où le document apostillé sera utilisé quant à l’authenticité du document signé dans un autre pays.

On peut mieux comprendre avec un exemple :

Imaginez qu’un client, nommé José, se rende au bureau du Notaire pour signer une procuration afin de vendre une maison qu’il possède en Colombie, et selon les formalités prévues par la loi espagnole. Il donne la procuration devant un Notaire espagnol. José, après l’avoir signée, l’envoie en Colombie pour qu’elle soit utilisée pour vendre sa propriété, mais comment le Notaire colombien peut-il savoir que la procuration est un document public émis par un Notaire réel et compétent en Espagne ? Cela s’obtient en ajoutant l’Apostille de La Haye à la procuration, qui, émise par l’organisme compétent, garantit que le Notaire espagnol est réel et compétent. En ajoutant l’apostille, le Notaire colombien a la certitude de sa validité et peut en reconnaître tous les effets.

Le processus d’apostille consiste simplement à ajouter un sceau au document où apparaît la reconnaissance mentionnée, et qui doit respecter les exigences formelles prévues par la Convention de La Haye du 5 octobre 1961. L’apostille internationale a l’aspect suivant :

Il est important de savoir que L'Apostille ne certifie que l'authenticité de la signature figurant sur le document, la capacité dans laquelle le signataire du document a agi, par exemple en tant que Notaire, l'identité du sceau ou tampon utilisé, mais ne certifie pas le contenu du document.

Ne certifiant pas le contenu, une fois que le document a été apostillé, du point de vue notarial, ce que l'on appelle un jugement d'équivalence et de suffisance doit être émis. Par ce jugement, le Notaire qualifie si, au vu du document présenté, des fonctions de l'autorité étrangère et de son système juridique, le contenu du document étranger est équivalent à celui espagnol, et donc valable et suffisant pour réaliser l'acte sur le territoire espagnol.

La réponse est non. The Hague Apostille ne sera valable qu'en ce qui concerne les documents émis et qui auront effet dans les pays signataires de la Convention de La Haye du 5 octobre 1961. Vous pouvez consulter la liste complète de ces pays selon la dernière mise à jour du Ministerio de Justicia de España.

Dans ce cas, il faut suivre la procédure traditionnelle de légalisation diplomatique ou consulaire. Le processus est plus compliqué, car il nécessite la vérification de deux organismes, le pays d'origine et le pays de destination.

Tout d'abord, les autorités du pays d'origine du document doivent vérifier la légalité du document par l'intermédiaire de l'organisme compétent, généralement le Ministère des Affaires Étrangères, qui appose le cachet correspondant. Ensuite, le pays de destination, par l'intermédiaire de l'Ambassade, du Consulat ou du Consul Honoraire, effectuera le contrôle approprié, incluant le second cachet correspondant.

Ce système peut être simplifié s'il existe des accords bilatéraux entre les différents pays.

Comme nous l'avons vu, il sera nécessaire d'apostiller les documents lorsqu'ils doivent produire effet dans un pays différent du pays d'origine, c'est-à-dire :

1. Documents délivrés dans un pays étranger qui doivent produire effet en Espagne. Un exemple typique serait les procurations délivrées à l'étranger pour être utilisées sur le territoire espagnol.
2. Documents publics délivrés en Espagne et qui doivent produire effet à l'étranger, comme dans le cas de l'exemple vu précédemment.

Les documents publics émis par une autorité doivent être apostillés. En aucun cas, des documents privés ne peuvent être apostillés (sauf, comme nous le verrons plus loin, ceux qui incorporent une certification d’un fonctionnaire). Plus précisément, les documents suivants doivent être apostillés :

1. Documents judiciaires émis par l’autorité judiciaire d’un État, y compris ceux du Ministère public ou d’un avocat, secrétaire, fonctionnaire ou agent judiciaire.
2. Documents administratifs, émis par un fonctionnaire ou ceux incorporés dans un document privé, par exemple, ceux qui prouvent la certitude d’une date établie dans ceux-ci.
3. Actes notariés.

En règle générale, les documents publics doivent être apostillés, mais il existe des exceptions. Il n'est pas nécessaire d'apostiller :

1. Documents émis par des fonctionnaires diplomatiques ou consulaires.
2. Documents administratifs directement liés à une opération commerciale ou douanière.
3. Documents qui, conformément à un Accord International, sont exemptés de légalisation ou d'apostille.

En plus de ces documents, selon le Règlement 2016/1191 du 6 juillet 2016, les pays membres de l'Union européenne établissent des systèmes simplifiés pour l'émission et la reconnaissance de certains documents publics. De cette manière, les pays membres doivent accepter certains documents émis par un autre État membre sans nécessité d'apostille, reconnaissant directement leur validité. Ces documents qui ne nécessitent pas d'apostille sont principalement les certificats de :

1. Naissance.
2. Certificat de vie.
3. Décès.
4. Nom.
5. Mariage, y compris la capacité à contracter mariage et l'état civil.
6. Divorce.
7. Séparation judiciaire ou nullité matrimoniale.
8. Union domestique enregistrée, y compris la capacité à s'enregistrer comme membre d'une union domestique enregistrée et l'état de membre d'une union domestique enregistrée.
9. Annulation de l'inscription d'une union de fait, séparation judiciaire ou nullité d'une union de fait enregistrée.
10. Affiliation.
11. Adoption.
12. Domicile ou résidence.
13. Nationalité.
14. Absence de casier judiciaire et droit de vote actif et passif aux élections municipales et aux élections au Parlement européen.

Le processus d'apostille pour les documents notariaux est relativement simple. Une fois que l'acte notarié signé devant un Notaire, il faut se rendre au Collège des Notaires correspondant pour que le document soit apostillé.

En ce qui concerne le Collège des Notaires de Catalogne, l'apostille est généralement rapide. Le processus nécessite d'attendre environ trois jours puis de récupérer le document. Si vous souhaitez plus d'informations, vous pouvez cliquer ici.

Depuis JLA Notarios, nous pouvons également nous charger d'apostiller tout document notarial que vous avez signé dans notre Notaire à Diagonal de Barcelone, en récupérant et en remettant le document pour qu'il soit apostillé pour vous. De plus, nous offrons généralement la possibilité de traiter ces apostilles par procédure urgente, afin que vous puissiez récupérer le document notarial signé chez JLA Notarios Barcelone avec l'apostille incorporée en un délai d'un ou deux jours seulement.

Dans le cas où vous avez délivré ou allez délivrer un acte notarié à l'étranger et que vous avez besoin qu'il produise effet en Espagne, vous devez obtenir l'apostille d'une organisation publique compétente du pays d'origine, qui dépendra de chaque pays. Une fois apostillé, il pourra produire effet en Espagne.

Si le document est rédigé dans une langue étrangère, une fois qu'il a été apostillé, il doit fournir une traduction assermentée du document. La traduction peut ne pas être nécessaire si le Notaire connaît suffisamment la langue dans laquelle il est rédigé, mais même dans ces cas, la traduction peut être nécessaire si le document doit être présenté à un autre organisme, comme les Registres Publics.