Digitalització del Portal Notarial del Ciutadà
Actualment vivim en un moment de profunds avenços tecnològics, amb el desenvolupament del teletreball, la computació al núvol i la intel·ligència artificial. Aquests canvis estan modificant les maneres de treballar, facilitant la vida de les persones i empreses alhora que creen un nou ecosistema tecnològic en els sectors públics i privats.
JLA NOTARIOS som una notaria d’Espanya, ubicada físicament a Barcelona, i estem molt interessats a utilitzar la tecnologia per oferir el millor servei jurídic possible. Per això, en aquest post parlarem de la digitalització del Portal Notarial del Ciutadà o la Seu Electrònica Notarial.
Què és el Portal Notarial del Ciutadà?
El Portal Notarial del Ciutadà o la Seu Electrònica Notarial és una eina tecnològica actualment poc utilitzada però que sembla cridada a ser clau en la nova manera d’organitzar les relacions entre les notaries, els ciutadans i les empreses.
Els recents canvis legislatius confereixen al Portal Notarial del Ciutadà un paper essencial en la nova manera de treballar a les notaries, ja que serà el centre sobre el qual es puguin gestionar íntegrament operacions notarials, especialment mercantils, permetent fins i tot l’autorització d’escriptures notarials per videoconferència.
En cas que necessitis saber quin tipus d’operacions mercantils es poden gestionar, pots llegir aquest post:
Per a què s'estava fent servir el Portal Notarial fins ara?
L’òrgan directiu del Notariat, el Consell General del Notariat (CGN) defineix al seu web oficial el Portal Notarial del Ciutadà de la següent manera:
“El Portal Notarial del Ciutadà és l’eina a través de la qual ciutadans i empreses accedeixen a la seu electrònica notarial per beneficiar-se de diverses gestions i serveis notarials, amb la mateixa seguretat i garanties que si anessin a les notaries, però amb l’agilitat i facilitats pròpies de les operacions digitals. El Portal permet a qualsevol usuari localitzar i contactar un notari via online. A través del portal, el ciutadà també pot informar-se dels documents notarials que ha realitzat durant els últims 17 anys, i de qui els custodia, d’aquesta manera tindrà la possibilitat de sol·licitar una còpia simple electrònica dels mateixos i guardar-los en un espai privat i segur. A aquestes gestions, que es podran fer de manera telemàtica, s’hi uneix la possibilitat de designar el notari que l’usuari vulgui que formalitzi el seu préstec hipotecari, iniciar amb ell la preparació d’un testament, o demanar-li que realitzi en nom seu els tràmits necessaris per constituir una empresa. Així mateix, és possible mantenir una videoconferència amb un notari sempre que aquest ho consideri convenient.”
En resum, fins ara, al Portal Notarial del Ciutadà es podien assignar Notaris per formalitzar hipoteques i demanar còpies notarials. També permetia l’assessorament per
videoconferència, però ha estat molt poc utilitzat per estar disponibles altres aplicacions com Meet o Teams que permeten realitzar aquestes tasques, sense signatura electrònica i amb més rapidesa.
Per tant, fins ara aquest Portal Notarial del Ciutadà gairebé no s’utilitzava a la pràctica.
Canvis en el Portal Notarial del Ciutadà
¿Quins canvis legislatius hi ha hagut al Portal Notarial del Ciutadà?
El panorama explicat fins ara ha estat objecte d’una transformació radical amb la important Llei 11/2023, de 8 de maig de digitalització d’actuacions notarials i registrals, que transposa la Directiva (UE) 2019/1151 del Parlament Europeu i del Consell.
Aquesta llei introdueix l’article 17 ter de la llei del Notariat, que entra en vigor el 8 de novembre de 2023 i permet l’atorgament i l’autorització a través de videoconferència en els següents actes o negocis jurídics:
- Les pòlisses mercantils. En aquest cas, la remissió de la pòlissa per l’entitat de crèdit a la seu electrònica notarial implicarà el seu consentiment al negoci documentat, llevat que en el text de la pòlissa es disposi el contrari.
- La constitució de societats, nomenaments i apoderaments mercantils de tota mena previstos en la legislació mercantil, així com l’atorgament de qualsevol altre acte societari, sempre que en cas de contenir aportacions dels socis al capital social siguin dineràries.
- Els poders de representació processal, per a l’actuació davant les administracions públiques, així com els electorals, i els poders per a actes concrets. No serà possible l’autorització per videoconferència de poders generals o preventius.
- La revocació de poders, excepte els generals preventius.
- Les cartes de pagament i les cancel·lacions de garanties.
- Les actes de junta general i les de referència en sentit estricte.
- Els testimonis de legitimació de signatures.
- Els testaments en situació d’epidèmia declarada mentre duri l’obligació de confinament.
- Les declaracions d’obra nova sense extinció de condomini, ni adjudicació de propietat, i la divisió de la propietat horitzontal.
- La conciliació, llevat que el notari consideri convenient la presència física per al bon fi de l’expedient.
- Aquells actes i negocis jurídics per als quals, conforme a la seva naturalesa, s’estableixi reglamentàriament.
Per tant, la reforma és fonamental, perquè permet signar les persones aquests documents per videoconferència, sense necessitat d’acudir físicament a la notaria.
Si voleu més informació sobre aquesta reforma podeu visitar aquest post:
La Digitalització a les Notaries
A JLA Notarios pensem que és una reforma necessària i que facilita la vida a les persones, combinant la seguretat jurídica del sistema notarial juntament amb l’agilitat i comoditat que permet l’actual entorn.
El centre d’aquest nou funcionament de les notaries es produeix amb la digitalització del Portal Notarial del Ciutadà o Seu Electrònica Notarial. Des d’aquesta plataforma es gestionaran tots els tràmits per autoritzar aquests documents de forma telemàtica.
Si esteu interessats a veure un vídeo de Youtube sobre el contingut del Portal Notarial del Ciutadà o la Seu Electrònica Notarial, us recomanem el següent:
A partir del 8 de novembre del 2023 a través del Portal Notarial del Ciutadà o la Seu Electrònica Notarial es podran signar electrònicament tot tipus de documents notarials de caràcter mercantil i poders que no siguin generals, a més dels documents esmentats anteriorment.
Com a tot l’equip de professionals de JLA Notaris ens apassiona la tecnologia, estarem molt atents a les novetats que apareguin en relació al Portal Notarial del Ciutadà o la Seu Electrònica Notarial.
En futurs posts us anirem informant de les novetats pel que fa al desenvolupament legal i implantació d’aquests nous sistemes tecnològics que serviran per millorar la vida
dels ciutadans.
Posi’s en contacte amb nosaltres si necessita l’assistència d’un Notari a Barcelona o en qualsevol altre lloc. Pot fer-ho trucant al 93 159 17 62, omplint el formulari de contacte de la nostra web o escrivint-nos un correu electrònic a bcn@jlanotarios.com.
Tot i que no sigui de Barcelona, alguns tràmits es poden realitzar a distància, visiti la nostra pàgina sobre Notaria digital per a més informació.
