Numérisation du Portail Notarial du Citoyen
Actuellement, nous vivons une période de profonds progrès technologiques, avec le développement du télétravail, de l'informatique en nuage et de l'intelligence artificielle. Ces changements modifient les façons de travailler, facilitant la vie des personnes et des entreprises tout en créant un nouvel écosystème technologique dans les secteurs publics et privés.
JLA NOTARIOS sommes une notaría d'Espagne, située physiquement à Barcelone, et nous sommes très intéressés par l'utilisation de la technologie pour offrir le meilleur service juridique possible. C'est pourquoi, dans ce post, nous allons parler de la numérisation du Portail Notarial du Citoyen ou du Guichet Électronique Notarial.
Qu'est-ce que le Portail Notarial du Citoyen ?
Le Portail Notarial du Citoyen ou le Guichet Électronique Notarial est un outil technologique actuellement peu utilisé mais qui semble appelé à jouer un rôle clé dans la nouvelle manière d'organiser les relations entre les études notariales, les citoyens et les entreprises.
Les récents changements législatifs confèrent au Portail Notarial du Citoyen un rôle essentiel dans la nouvelle façon de travailler dans les études notariales, car il va être le centre autour duquel pourront être gérées intégralement les opérations notariales, notamment commerciales, permettant même l'autorisation d'actes notariés par visioconférence.
Dans le cas où vous auriez besoin de savoir quel type d'opérations commerciales peuvent être gérées, vous pouvez lire ce post :
À quoi servait le Portal Notarial jusqu'à présent ?
L’organe directeur du Notariat, le Conseil Général du Notariat (CGN) définit sur son site officiel le Portail Notarial du Citoyen de la manière suivante :
« Le Portail Notarial du Citoyen est l’outil par lequel les citoyens et les entreprises accèdent au guichet électronique notarial pour bénéficier de diverses démarches et services notariaux, avec la même sécurité et garanties que s’ils se rendaient dans les études notariales, mais avec la rapidité et les facilités propres aux opérations numériques. Le Portail permet à tout utilisateur de localiser et contacter un notaire en ligne. Via le portail, le citoyen peut également s’informer des documents notariaux qu’il a réalisés au cours des 17 dernières années, et de qui les conserve, de cette manière il aura la possibilité de demander une copie simple électronique de ceux-ci et de les conserver dans un espace privé et sécurisé. À ces démarches, qui pourront être effectuées de manière télématique, s’ajoute la possibilité de désigner le notaire que l’utilisateur souhaite pour formaliser son prêt hypothécaire, commencer avec lui la préparation d’un testament, ou lui demander d’effectuer en son nom les démarches nécessaires pour constituer une entreprise. De même, il est possible de maintenir une vidéoconférence avec un notaire chaque fois que celui-ci le juge opportun. »
En résumé, jusqu’à présent, sur le Portail Notarial du Citoyen, il était possible d’assigner des Notaires pour formaliser des hypothèques et demander des copies notariales. Il permettait également le conseil par
vidéoconférence, mais cela a été très peu utilisé car d’autres applications comme Meet ou Teams, qui permettent d’effectuer ces tâches sans signature électronique et plus rapidement, sont disponibles.
Par conséquent, jusqu’à présent, ce Portail Notarial du Citoyen était presque pas utilisé en pratique.
Modifications dans le Portail Notarial du Citoyen
Quels changements législatifs y a-t-il eu dans le Portail Notarial du Citoyen ?
Le panorama expliqué jusqu'à présent a fait l'objet d'une transformation radicale avec la loi importante 11/2023, du 8 mai, sur la numérisation des actes notariaux et d'enregistrement, qui transposent la Directive (UE) 2019/1151 du Parlement Européen et du Conseil.
Cette loi introduit l'article 17 ter de la loi sur le Notariat, qui entre en vigueur le 8 novembre 2023 et permet l'octroi et l'autorisation par visioconférence dans les actes ou affaires juridiques suivants :
- Les polices commerciales. Dans ce cas, l'envoi de la police par l'entité de crédit au siège électronique notarial impliquera son consentement à l'affaire documentée, sauf disposition contraire dans le texte de la police.
- La constitution de sociétés, nominations et procurations commerciales de toute nature prévues dans la législation commerciale, ainsi que l'octroi de tout autre acte sociétaire, à condition que, en cas de contenir des apports des associés au capital social, ceux-ci soient en numéraire.
- Les pouvoirs de représentation procédurale, pour l'action devant les administrations publiques, ainsi que les électoraux, et les pouvoirs pour actes spécifiques. L'autorisation par visioconférence ne sera pas possible pour les pouvoirs généraux ou préventifs.
- La révocation des pouvoirs, sauf les généraux préventifs.
- Les lettres de paiement et les annulations de garanties.
- Les procès-verbaux d'assemblée générale et ceux de référence au sens strict.
- Les témoignages de légitimation de signatures.
- Les testaments en situation d'épidémie déclarée tant que dure l'obligation de confinement.
- Les déclarations de nouvelle construction sans extinction de copropriété, ni adjudication de propriété, et la division de la propriété horizontale.
- La conciliation, sauf si le notaire considère la présence physique nécessaire pour la bonne fin du dossier.
- Les actes et affaires juridiques pour lesquels, conformément à leur nature, une réglementation est établie.
Par conséquent, la réforme est fondamentale, car elle permet aux personnes de signer ces documents par visioconférence, sans avoir besoin de se rendre physiquement chez le notaire.
Si vous souhaitez plus d'informations sur cette réforme, vous pouvez visiter ce post :
La numérisation dans les notariats
Chez JLA Notarios, nous pensons qu'il s'agit d'une réforme nécessaire qui facilite la vie des personnes, combinant la sécurité juridique du système notarial avec l'agilité et le confort que permet l'environnement actuel.
Le centre de ce nouveau fonctionnement des études notariales se situe dans la numérisation du Portail Notarial du Citoyen ou du Siège Électronique Notarial. Depuis cette plateforme, toutes les démarches pour autoriser ces documents de manière télématique seront gérées.
Si vous êtes intéressés à voir une vidéo Youtube sur le contenu du Portail Notarial du Citoyen ou du Siège Électronique Notarial, nous vous recommandons la suivante :
À partir du 8 novembre 2023, il sera possible de signer électroniquement tout type de documents notariaux à caractère commercial et les procurations qui ne sont pas générales via le Portail Notarial du Citoyen ou le Guichet Électronique Notarial, en plus des documents mentionnés précédemment.
Comme toute l'équipe de professionnels de JLA Notarios est passionnée par la technologie, nous serons très attentifs aux nouveautés qui apparaîtront en relation avec le Portail Notarial du Citoyen ou le Guichet Électronique Notarial.
Dans de futurs articles, nous vous tiendrons informés des nouveautés concernant le développement légal et la mise en place de ces nouveaux systèmes technologiques qui serviront à améliorer la vie
des citoyens.
Contactez-nous si vous avez besoin de l’assistance d’un Notaire à Barcelone ou ailleurs. Vous pouvez le faire en appelant le 93 159 17 62, en remplissant le formulaire de contact de notre site web ou en nous écrivant un e-mail à bcn@jlanotarios.com.
Même si vous n’êtes pas de Barcelone, certaines démarches peuvent être effectuées à distance, consultez notre page sur la Notariat numérique pour plus d’informations.
