Què és l'apostilla de la Haia, per a què serveix i com tramitar-la?

L'apostilla té caràcter internacional i es defineix com un tràmit que permet que els documents expedits per les autoritats d'un país siguin reconeguts i tinguin efecte en un altre país diferent de l'origen. D'aquesta manera, el país d'origen reconeix que l'autoritat que expedeix el document és competent per expedir-lo, concedint certesa i seguretat al país on s'utilitzarà el document apostillat que el document que es va signar en un altre país és veritable.

Potser s'entén millor amb un exemple:

Suposem que un client, anomenat José, acudeix a la notaria a signar un poder per vendre una casa que ell té a Colòmbia, i sota les formalitats previstes en la Llei espanyola. Atorga el poder davant un Notari espanyol. José, després de signar-lo l'envia a Colòmbia perquè s'utilitzi per vendre la seva propietat, però com pot saber el Notari colombià que el poder és un document públic emès per un Notari real i competent d'Espanya? Això s'aconsegueix afegint al poder l'apostilla de la Haia, que, emesa per l'organisme competent, assegura que el Notari espanyol és real i competent. Afegida l'apostilla, el Notari de Colòmbia té la certesa de la seva validesa i pot reconèixer-li plens efectes.

El tràmit d'apostillar consisteix, simplement, en afegir al document un segell on figura el reconeixement esmentat, i que ha de complir els requisits formals previstos pel Conveni de la Haia de 5 d'octubre de 1961. L'Apostilla internacional té la següent aparença:

És important saber que l’Apostilla certifica únicament l’autenticitat de la signatura que consta en el document, la qualitat en què el signant del document hagi actuat, per exemple, com a Notari, la identitat del segell o timbre emprat, però no certifica el contingut del document.

En no certificar el contingut, un cop apostillat el document, des del punt de vista Notarial, haurà d’emetre’s el que es denomina judici d’equivalència i suficiencia. A través d’aquest judici, el Notari qualifica si, a la vista del document presentat, les funcions de l’autoritat estrangera i del seu ordenament jurídic, el contingut del document estranger és equivalent a l’espanyol, i per tant vàlid i suficient per a realitzar l’acte dins del territori espanyol.

La resposta és no. L'Apostilla de la Haia només serà vàlida respecte dels documents expedits i que vagin a produir efectes als països signants del Conveni de la Haia de 5 d'octubre de 1961. Podeu consultar la llista completa d'aquests països segons la darrera actualització del Ministeri de Justícia.

En aquest cas, cal acudir a la via tradicional de la legalització diplomàtica o consular. El tràmit és més complicat, ja que necessita la verificació de dos organismes, el del país d’origen i el de destinació.

En primer lloc, les autoritats del país d’origen del document hauran de verificar la legalitat d’aquest document a través de l’organisme competent, generalment el Ministeri d’Afers Exteriors, que inclou el segell corresponent. Posteriorment, el país de destinació, a través de l’Ambaixada, Consolat o Cònsol honorífic, realitzaran el control oportú, incloent el segon segell corresponent.

Aquest sistema es pot simplificar si existeixen acords bilaterals entre els diferents països.

Com hem vist, serà necessari apostillar els documents quan aquests vagin a produir efectes en un país diferent de l’origen, és a dir:

1. Els documents atorgats en un país estranger que hagin de produir efectes a Espanya. Un exemple típic serien els poders atorgats a l’estranger per ser utilitzats en territori espanyol.
2. Els documents públics atorgats a Espanya i que hagin de produir efectes a l’estranger, com en el cas de l’exemple vist més amunt.

Cal apostillar els documents públics expedits per una autoritat. En cap cas es podran apostillar els documents privats (excepte, com veurem després, que portin incorporada una certificació d’un funcionari). De manera més concreta, cal apostillar:

1. Els documents judicials, és a dir, els expedits per l’autoritat judicial d’un Estat, incloent els procedents del Ministeri Públic o d’un lletrat, secretari, oficial o agent judicial.
2. Els documents administratius, expedits per funcionari o aquells incorporats a un document privat, per exemple, els que acrediten la certesa d’una data posada en aquests.
3. Les escriptures notarials.

Com a norma general, s’han d’apostillar els documents públics, però existeixen excepcions. No cal apostillar:

1. Els documents expedits per funcionaris diplomàtics o consulars.
2. Els documents administratius relacionats directament amb una operació comercial o duanera.
3. Els documents que, d’acord amb algun Conveni Internacional, estiguin exempts de ser legalitzats o apostillats.

A més d’aquests documents, segons el Reglament 2016/1191 de 6 de juliol de 2016 els països membres de la Unió Europea estableixen sistemes simplificats a l’hora d’expedir i reconèixer certs documents públics. D’aquesta manera, els països membres han d’acceptar alguns documents expedits per un altre estat membre sense necessitat d’apostilla, reconeixent directament la seva eficàcia. Aquests documents que no necessiten apostilla són, principalment, els certificats de:

1. Naixement.
2. Fe de vida.
3. Defunció.
4. Nom.
5. Matrimoni, incloses la capacitat per contreure matrimoni i l’estat civil.
6. Divorci.
7. Separació judicial o anul·lació del matrimoni.
8. Unió de fet registrada, incloses la capacitat per inscriure’s com a membre d’una unió de fet registrada i la condició de membre d’una unió de fet registrada.
9. Cancel·lació del registre d’una unió de fet, separació judicial o anul·lació d’una unió de fet registrada.
10. Filiació.
11. Adopció.
12. Domicili o residència.
13. Nacionalitat.
14. Absència d’antecedents penals i dret de sufragi actiu i passiu a les eleccions municipals i a les eleccions al Parlament Europeu.

El tràmit d’apostilla de documents notarials és relativament senzill. Un cop signada l’escriptura pública atorgada davant Notari, haurà d’acudir al Col·legi de Notaris corresponent perquè li apostillin el document.

Pel que fa al Col·legi de Notaris de Catalunya, l’apostilla sol ser ràpida. El tràmit requereix esperar uns tres dies i després recollir el document. Si desitja més informació, pot clicar Aquí.

Des de JLA Notarios també ens podem encarregar d’apostillar qualsevol document notarial que hagi signat a la nostra notaria a la Diagonal de Barcelona, portant i recollint per vostè el document a apostillar. A més, solem , de manera que podria recollir el document notarial signat a JLA Notarios Barcelona amb l’apostilla incorporada en el termini de només un o dos dies.

En el cas que vostè hagi atorgat o vagi a atorgar una escriptura a l'estranger i necessiti que aquesta produeixi efectes a Espanya, haurà d'apostillar-la davant l'organisme públic competent del país d'origen, que dependrà de cada país. Un cop apostillada podrà produir efectes a Espanya.

Si el document està redactat en llengua estrangera haurà, un cop apostillat, aportat traducció jurada del document en qüestió. Pot ser que aquesta traducció no sigui necessària si el Notari coneix suficientment l’idioma en què està redactat, però encara en aquests casos pot ser necessària la traducció si aquest document s’ha de presentar davant un altre organisme, com els Registres públics.