Signatura Electrònica davant Notari: Com fer-la?
Us expliquem la signatura electrònica davant Notari: com signar de forma totalment digital a les Notaries d’Espanya amb la nova Llei 11/2023.
En els últims mesos estem vivint grans canvis dins l’àmbit notarial, a través de les novetats introduïdes per la Llei 11/2023, de 8 de maig. La principal novetat és que els ciutadans poden signar les escriptures públiques notarials de forma electrònica, sense necessitat d’acudir presencialment a la notaria.
Aquesta important novetat l’hem anat tractant en diversos articles del nostre blog, amb la finalitat de mantenir-vos informats a tots vosaltres. Com s’acosta el 9 de novembre, data a partir de la qual es posarà en marxa la notaria online i digital, i ja es coneixen les línies generals del nou sistema de signatura digital d’escriptures notarials, volem compartir amb tots vosaltres l’estat de les signatures electròniques notarials per videoconferència.
Eina i procés per a la signatura electrònica davant Notari
1. Demanar cita al Portal Notarial del Ciutadà
Totes les signatures amb Notari per videoconferència es tramitaran a través del Portal Notarial del Ciutadà. Vegem els passos per procedir amb la signatura electrònica davant Notari.
Com passa amb qualsevol tipus de signatura notarial, el primer és sol·licitar una cita per part del client, però ¿com es sol·licita? Hi ha dues possibles vies:
Primera opció: Que s'obri la cita des de la pròpia notaria.
En aquest supòsit, el client hauria de trucar a la notaria, enviar un correu electrònic, un whatsapp o acudir presencialment i demanar una cita per a un dia i una hora en concret, i sol·licitar que la signatura es realitzi digitalment.
Si opta per aquesta opció, és important que faciliti les dades d’identificació a la notaria (nom i cognoms, document d’identitat, telèfon, correu electrònic, etc.) i haurà d’informar quin document vol signar. A més, com hem informat abans, haurà d’estar donat d’alta al Portal Notarial del Ciudadano. Cal tenir en compte que poden intervenir en la signatura electrònica notarial per videoconferència moment fins a 5 persones, tot i que està previst que s’ampliï en futures millores de la plataforma.
Un cop confirmats les dades per part del Notari, obrirà al portal del ciutadà una cita per signar per videoconferència, fent constar tots els intervinents. Aquesta cita es comunicarà automàticament als interessats a través de tres vies conjuntament:
- A través del bústia del portal del ciutadà.
- A través d’un correu electrònic.
- A través d’un sms que arribarà als telèfons facilitats.
Segona opció: Que sigui el propi client qui iniciï la cita.
La segona opció és que el ciutadà demani la cita directament a través del Portal Notarial del Ciutadà.
Un cop el client ha triat al Portal Notarial del Ciutadà el Notari, la data i l'hora de la cita, i ha omplert i pujat a la plataforma tota la documentació, a la safata d'entrada de la notaria apareixerà una sol·licitud de cita. El Notari podrà gestionar la signatura, validant la documentació aportada i aprovar la cita. No obstant això, també podrà cancel·lar-la si hi ha defectes o si es pretén signar electrònicament un acte que no està permès per la nova llei.
Pensem que és més recomanable que les persones que volen signar per videoconferència un document notarial consultin primer a la notaria i quan la notaria té clar que tot és correcte enviï la cita al client que vol signar l'escriptura per videoconferència.
2. Atorgament de l'escriptura notarial per Videoconferència
El primer, i més important, els compareixents han de tenir pujat el seu document d’identitat al Portal Notarial del Ciutadà, amb la finalitat que el Notari autoritzant el pugui verificar. I un cop iniciada la videoconferència, el Notari identificarà i comprovarà que el signant coincideix amb el Document aportat, de manera similar al que passa amb la signatura presencial.
Acte seguit, es procedirà a la lectura de l’escriptura matriu prèviament pujada a la plataforma (això és, el document notarial que es signarà per videoconferència). El Notari obrirà el document i el compartirà a la pantalla, amb l’objectiu que els ciutadans puguin també llegir-lo i verificar-ne el contingut.
Un cop llegida l’escriptura i els documents adjunts, s’iniciarà el procés de signatura online davant Notari i el Notari habilitarà la signatura a cadascun dels interessats.
3. Signar una escriptura notarial amb signatura electrònica davant Notari
Un cop el notari habilita la signatura dels compareixents, cada signant podrà veure el botó verd de signatura habilitada i podrà signar electrònicament. Quan premi aquest botó, s’obrirà una pestanya que li permetrà seleccionar el certificat amb el qual signarà, existint dues possibilitats:
- Signatura electrònica emesa pel Portal Notarial del Ciutadà. Si tria aquesta opció, s’obrirà una pantalla al portal on haurà d’introduir els seus codis d’accés, usuari i signatura. Fet això, li arribarà un codi al seu mòbil que haurà d’introduir a l’aplicació com a mecanisme de seguretat, i ja signat digitalment el document notarial.
Aquest certificat tindrà una durada temporal i no servirà per a actuacions digitals diferents de la signatura digital del document notarial. - Signatura emesa per una tercera entitat, com la de la FNMT (Fàbrica Nacional de Moneda y Timbre, encara que hi haurà diversos possibles emissors). Si tria certificat de tercers haurà d’instal·lar l’aplicació autofirma (aquesta app la pot descarregar des del propi Portal Notarial del Ciutadà). Es carregarà la signatura a través de certificat electrònic i haurà d’introduir les seves claus.
Quan signin tots apareixerà a la pantalla el text “signatura completada” i el Notari podrà autoritzar l’escriptura amb la seva signatura digital notarial.
Preguntes freqüents sobre la signatura electrònica davant Notari
Quan entra en vigor la signatura en línia per videoconferència dels documents notarials de la nova Llei 11/2023?
La signatura digital d'escriptures i pòlisses notarials, en els casos que la llei preveu, serà possible a partir del 9 de novembre del 2023.
Puc triar per a la signatura digital d’un document Notarial qualsevol notari d’Espanya?
Sí, es pot escollir qualsevol Notari d’Espanya per signar digitalment una pòlissa o escriptura. Així, el client pot escollir per a signatures digitals el Notari d’Espanya que més confiança li doni.
Per tant, no hi ha cap restricció de competència territorial per a la signatura digital de documents notarials.
Poden signar un document notarial unes persones de forma digital i altres de forma presencial tradicional?
La resposta és sí, si en un mateix document notarial hi ha intervinents que volen signar a la pròpia notaria i altres que volen signar de forma digital, serà possible que unes persones signin presencialment i altres de forma digital.
Quants documents notarials es poden signar de forma digital en una mateixa cita?
Per ara, es podran signar en una mateixa cita de forma digital per videoconferència un màxim de quatre documents notarials. Per signar més de quatre documents, caldrà obrir una nova cita. Això és important per a circuits i processos bancaris, ja que signatures com cancel·lacions hipotecàries i ratificacions d’actuacions d’apoderats bancaris podran fer-se en paquets de quatre operacions cada vegada.
Quins avantatges té la signatura en línia d'escriptures notarials?
Els avantatges de signar digitalment documents notarials són la digitalització i modernització del servei públic notarial, cosa que comporta una major proximitat i rapidesa en l’exercici de la funció notarial.
La signatura online d’escriptures i pòlisses notarials és només una opció més per als ciutadans, que acosta l’Administració Pública Notarial a la realitat social d’Espanya i que permet als Notaris oferir un servei públic de més qualitat amb una major incorporació de les noves tecnologies.
Quin és el principal beneficiari de les signatures per videoconferència d'escriptures i pòlisses notarials?
Els més beneficiats per la reforma introduïda per la Llei 11/2023 són les empreses i societats d’Espanya, incloent les entitats financeres, ja que pràcticament totes les escriptures notarials de caràcter mercantil i totes les pòlisses es podran signar de forma digital.
Per tant, els Administradors de les societats, si prefereixen optar per la nova signatura electrònica davant Notari per videoconferència, deixaran de tenir que anar a la notaria per signar pòlisses o documents mercantils.
A més, s’espera que les empreses adoptin la signatura digital de documents notarials més ràpid que altres clients, ja que el més normal és que els administradors socials disposin ja de certificat electrònic.
Com contactar amb JLA Notaris per a més informació o signar un document notarial en línia?
A JLA Notarios, som Notaris a Barcelona amb anys d’experiència. Si necessites conèixer més sobre el procés de signatura digital davant Notari, no dubtis a consultar-nos. Pots contactar-nos mitjançant el nostre correu electrònic bcn@jlanotarios.com, entrant al formulari de contacte de la nostra web o trucant al 93 159 17 62.
