Signature électronique devant notaire : comment la faire ?
Table des matières (13)
- Outil et processus pour la signature électronique devant Notaire
- Première option : Que le rendez-vous soit ouvert depuis la propre étude notariale.
- Deuxième option : Que ce soit le client lui-même qui prenne rendez-vous.
- 2. Attribution de l'acte notarié par vidéoconférence
- 3. Signer un acte notarié avec signature électronique devant Notaire
- Questions fréquentes sur la signature électronique devant Notaire
- Quand la signature en ligne par vidéoconférence des documents notariaux de la nouvelle Loi 11/2023 entre-t-elle en vigueur ?
- Puis-je choisir pour la signature numérique d'un document notarié n'importe quel notaire d'Espagne ?
- Est-il possible que certaines personnes signent un document notarié de manière digitale et d'autres de manière traditionnelle en présentiel ?
- Combien de documents notariaux peuvent être signés numériquement lors d'un même rendez-vous ?
- Quels sont les avantages de la signature en ligne des actes notariés ?
- Quel est le principal bénéficiaire des signatures par vidéoconférence des actes et polices notariales ?
- Comment contacter JLA Notarios pour plus d'informations ou pour signer un document notarial en ligne ?
Nous vous expliquons la signature électronique devant Notaire : comment signer de manière totalement digitale dans les Notariats d’Espagne avec la nouvelle Loi 11/2023.
Ces derniers mois, nous assistons à de grands changements dans le domaine notarial, à travers les nouveautés introduites par la Loi 11/2023, du 8 mai. La principale nouveauté est que les citoyens peuvent signer les actes notariés publics de manière électronique, sans avoir besoin de se rendre physiquement au notariat.
Cette nouveauté importante a été abordée dans plusieurs articles de notre blog, afin de vous tenir tous informés. Comme le 9 novembre approche, date à partir de laquelle la notariat en ligne et numérique sera mis en place, et que les grandes lignes du nouveau système de signature numérique des actes notariés sont déjà connues, nous souhaitons partager avec vous l’état des signatures électroniques notariales par visioconférence.
Outil et processus pour la signature électronique devant Notaire
1. Prendre rendez-vous sur le Portail Notarial du Citoyen
Toutes les signatures avec Notaire par visioconférence seront traitées via le Portail Notarial du Citoyen. Voyons les étapes pour procéder à la signature électronique devant Notaire.
Comme c’est le cas pour tout type de signature notariale, la première étape est de demander un rendez-vous par le client, mais comment le demander ? Il y a deux voies possibles :
Première option : Que le rendez-vous soit ouvert depuis la propre étude notariale.
Dans ce cas, le client devrait appeler le notariat, envoyer un courriel, un whatsapp ou se rendre en personne et demander un rendez-vous pour un jour et une heure précis, et demander que la signature soit réalisée numériquement.
Si vous optez pour cette option, il est important de fournir les données d'identification au notariat (nom et prénom, pièce d'identité, téléphone, courriel, etc.) et vous devrez indiquer quel document vous souhaitez signer. De plus, comme nous l'avons indiqué précédemment, vous devrez être inscrit sur le Portail Notarial du Citoyen. Il faut prendre en compte qu'il peut intervenir dans la signature électronique notariale par vidéoconférence jusqu'à 5 personnes, bien qu'il soit prévu que ce nombre soit augmenté dans de futures améliorations de la plateforme.
Une fois les données confirmées par le Notaire, il ouvrira sur le portail du citoyen un rendez-vous pour signer par vidéoconférence, en indiquant tous les intervenants. Ce rendez-vous sera communiqué automatiquement aux intéressés par trois moyens simultanément :
- Par la boîte de réception du portail du citoyen.
- Par un courriel.
- Par un SMS qui sera envoyé aux téléphones fournis.
Deuxième option : Que ce soit le client lui-même qui prenne rendez-vous.
La deuxième option est que le citoyen prenne directement rendez-vous via le Portail Notarial du Citoyen.
Une fois que le client a choisi le Notaire sur le Portail Notarial du Citoyen, la date et l'heure du rendez-vous, et a rempli et téléchargé sur la plateforme toute la documentation, une demande de rendez-vous apparaîtra dans la boîte de réception de l'étude notariale. Le Notaire pourra gérer la signature, en validant la documentation fournie et en approuvant le rendez-vous. Cependant, il pourra également l'annuler s'il y a des défauts ou si l'on souhaite signer électroniquement un acte qui n'est pas autorisé par la nouvelle loi.
Nous pensons qu'il est plus recommandé que les personnes qui souhaitent signer un document notarial par visioconférence consultent d'abord l'étude notariale et, lorsque celle-ci a confirmé que tout est en ordre, envoie le rendez-vous au client qui souhaite signer l'acte par visioconférence.
2. Attribution de l'acte notarié par vidéoconférence
Tout d'abord, et c'est le plus important, les comparants doivent avoir téléchargé leur document d'identité sur le Portail Notarial du Citoyen, afin que le Notaire autorisant puisse le vérifier. Et une fois la vidéoconférence commencée, le Notaire identifiera et vérifiera que le signataire correspond au Document fourni, de manière similaire à ce qui se passe avec la signature en présence.
Ensuite, il sera procédé à la lecture de l'acte principal préalablement téléchargé sur la plateforme (c'est-à-dire le document notarial qui va être signé par vidéoconférence). Le Notaire ouvrira le document et le partagera à l'écran, afin que les citoyens puissent également le lire et vérifier le contenu.
Une fois l'acte et les documents annexés lus, le processus de signature en ligne devant Notaire sera lancé et le Notaire activera la signature pour chacun des intéressés.
3. Signer un acte notarié avec signature électronique devant Notaire
Une fois que le notaire autorise la signature des comparants, chaque signataire pourra voir le bouton vert de signature activée et pourra signer électroniquement. Lorsqu'il cliquera sur ce bouton, un onglet s'ouvrira lui permettant de sélectionner le certificat avec lequel il va signer, avec deux possibilités :
- Signature électronique émise par le Portail Notarial du Citoyen. Si vous choisissez cette option, un écran s'ouvrira sur le portail où vous devrez entrer vos codes d'accès, utilisateur et signature. Une fois cela fait, un code vous sera envoyé sur votre mobile que vous devrez saisir dans l'application comme mécanisme de sécurité, et le document notarial sera alors signé numériquement.
Ce certificat aura une durée temporaire et ne sera pas valable pour des actions numériques autres que la signature numérique du document notarial. - Signature émise par une tierce entité, comme celle de la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, bien qu'il y ait plusieurs émetteurs possibles). Si vous choisissez un certificat tiers, vous devrez installer l'application autofirma (cette application peut être téléchargée depuis le Portail Notarial du Citoyen lui-même). La signature sera chargée via un certificat électronique et vous devrez entrer vos clés.
Lorsque tous auront signé, le texte « signature complétée » apparaîtra à l'écran et le Notaire pourra autoriser l'acte avec sa signature numérique notariale.
Questions fréquentes sur la signature électronique devant Notaire
Quand la signature en ligne par vidéoconférence des documents notariaux de la nouvelle Loi 11/2023 entre-t-elle en vigueur ?
La signature numérique des actes et des polices notariales, dans les cas prévus par la loi, sera possible à partir du 9 novembre 2023.
Puis-je choisir pour la signature numérique d'un document notarié n'importe quel notaire d'Espagne ?
Oui, il est possible de choisir n'importe quel notaire d'Espagne pour signer numériquement une police ou un acte. Ainsi, le client peut choisir pour les signatures numériques le notaire d'Espagne en qui il a le plus confiance.
Par conséquent, il n'y a aucune restriction de compétence territoriale pour la signature numérique de documents notariaux.
Est-il possible que certaines personnes signent un document notarié de manière digitale et d'autres de manière traditionnelle en présentiel ?
La réponse est oui, si dans un même document notarié il y a des intervenants qui veulent signer au sein même de la notaire et d'autres qui veulent signer de manière digitale, il sera possible que certaines personnes signent en présentiel et d'autres de manière digitale.
Combien de documents notariaux peuvent être signés numériquement lors d'un même rendez-vous ?
Pour l'instant, un maximum de quatre documents notariaux pourront être signés numériquement lors d'un même rendez-vous par visioconférence. Pour signer plus de quatre documents, il faudra prendre un nouveau rendez-vous. Cela est important pour les circuits et processus bancaires, car des signatures telles que les annulations hypothécaires et les ratifications d'actes des mandataires bancaires pourront être effectuées par lots de quatre opérations à la fois.
Quels sont les avantages de la signature en ligne des actes notariés ?
Les avantages de signer numériquement des documents notariaux sont la numérisation et modernisation du service public notarial, ce qui apporte une plus grande proximité et rapidité dans l'exercice de la fonction notariale.
La signature en ligne des actes et polices notariales est simplement une option supplémentaire pour les citoyens, qui rapproche l'Administration Publique Notariale de la réalité sociale de l'Espagne et permet aux Notaires d'offrir un service public de meilleure qualité avec une plus grande intégration des nouvelles technologies.
Quel est le principal bénéficiaire des signatures par vidéoconférence des actes et polices notariales ?
Les principaux bénéficiaires de la réforme introduite par la Loi 11/2023 sont les entreprises et sociétés d'Espagne, y compris les entités financières, car pratiquement tous les actes notariés à caractère commercial et toutes les polices pourront être signés de manière digitale.
Par conséquent, les administrateurs des sociétés, s'ils préfèrent opter pour la nouvelle signature électronique devant notaire par visioconférence, n'auront plus à se rendre chez le notaire pour signer des polices ou des documents commerciaux.
De plus, on s'attend à ce que les entreprises adoptent la signature digitale des documents notariés plus rapidement que d'autres clients, car il est plus courant que les administrateurs sociaux disposent déjà d'un certificat électronique.
Comment contacter JLA Notarios pour plus d'informations ou pour signer un document notarial en ligne ?
Chez JLA Notarios, nous sommes Notaires à Barcelone avec des années d'expérience. Si vous souhaitez en savoir plus sur le processus de signature numérique devant Notaire, n'hésitez pas à nous consulter. Vous pouvez nous contacter par notre adresse e-mail bcn@jlanotarios.com, en remplissant le formulaire de contact de notre site web ou en appelant le 93 159 17 62.
