Demande de NIF auprès d'un notaire : Découvrez toutes les exigences

On considère que le NIF est un code alphanumérique (composé de chiffres et de lettres dans le cas des Espagnols ; et de lettre, chiffres et lettre dans le cas des étrangers) que l'AEAT attribue à une personne, et qui sert à l'identifier auprès de l'Administration fiscale, afin que la personne, qu'elle soit physique ou morale, puisse respecter les obligations fiscales qu'elle va contracter en lien avec l'acte juridique soumis ou non à cette obligation.

En ce sens, et conformément à ce que prévoit la Loi Générale Fiscale et autres dispositions à ce sujet, toute personne physique ou morale, ainsi que les entités dépourvues de personnalité juridique seront considérées comme redevables fiscaux et, par conséquent, devront posséder un NIF pour leurs relations ayant une portée fiscale.

C'est pourquoi, à de nombreuses occasions, depuis la Notariat, nous demandons et orientons les clients qui ne possèdent pas de NIF, que, s'ils souhaitent acheter un bien immobilier, constituer une société commerciale, accepter un héritage, demander un prêt ou réaliser tout autre acte juridique soumis à une obligation fiscale, ils doivent être titulaires d'un NIF.

Comme nous l'avons déjà exprimé précédemment, peuvent le demander aussi bien les personnes physiques ou morales, ainsi que ces entités dépourvues de personnalité juridique. Mais avec ces notes, nous aborderons l'obtention du NIF de personne physique.

Il est très important de souligner, surtout afin de ne pas nous tromper, que le NIF et le NIE des personnes physiques non espagnoles ne se traduisent pas de la même manière. Que voulons-nous dire par là, le NIF comme nous l'avons déjà mentionné, est attribué à la personne par l'Agence Tributaria afin qu'elle puisse remplir les obligations fiscales qu'elle va contracter dans un avenir proche, car elle effectuera un acte juridique soumis à cette obligation.

En revanche, le NIE (Numéro d'Identité d'Étranger) n'est accordé que par la Direction Générale de la Police (Bureau des Étrangers) à tout étranger qui va séjourner sur le territoire espagnol pendant plus de trois mois, par exemple : que ce soit parce qu'il séjournera en Espagne pour des études ou qu'il résidera ou séjournera directement de manière stable.

Comme vous l'aurez déjà lu dans des questions précédentes, et à titre de résumé, il est obligatoire pour toute personne physique qui ne dispose pas de NIF et qui est soumise par la loi à respecter les obligations fiscales contractées, d'en posséder un, et pour cela de le demander à l'AEAT.

Selon ses circonstances personnelles, on distingue entre NIF K, formé par la lettre K + 7 chiffres + chiffre de contrôle ; NIF L, formé par la lettre L + 7 chiffres + chiffre de contrôle ; et NIF M, formé par la lettre K + 7 caractères alphanumériques + chiffre de contrôle.

En revanche, il existe deux cas dans lesquels la personne physique possède déjà son NIF, c'est lorsque la personne dispose déjà de son DNI et lorsqu'elle dispose déjà de son NIE.

En effet, après la convention signée entre le CGN et l'AEAT il y a déjà plusieurs mois, il est désormais possible de demander le NIF depuis le Notariat.

La documentation à fournir variera en fonction des différents cas qui peuvent se présenter.

Pour effectuer la démarche, vous devrez vous présenter en personne au Notariat avec votre document d'identification comportant votre photographie et signature (Passeport, carte d'identité, carte d'identification ou tout autre document qui dans votre pays d'origine est votre document d'identification, mais jamais le permis de conduire).

Au Notariat, un formulaire « Déclaration responsable » vous sera fourni que le demandeur devra remplir et dans lequel il s'engage à déclarer qu'il ne dispose ni de NIE ni de NIF espagnol et qu'il connaît la réglementation en la matière. Si vous avez demandé un NIE et ne l'avez pas obtenu, vous devez déclarer que lorsque vous l'obtiendrez, vous le communiquerez à l'administration fiscale dans un délai de deux mois. Le Notaire doit demander dans quelle situation vous vous trouvez et déterminer quelle déclaration doit être faite. De plus, vous devrez fournir vos coordonnées (domicile, téléphone et adresse électronique). En cas de fourniture d'une adresse en Espagne, ce qui sera le plus courant, il faudra inclure la référence cadastrale du bien immobilier.

Dans le cas des résidents à l'étranger, ils devront également désigner un domicile en Espagne à des fins de notifications, car c'est à cette adresse que sera reçu, par lettre recommandée, le NIF attribué.

Une attention particulière mérite le cas du NIF pour les Espagnols de moins de 14 ans qui ne possèdent pas de DNI, car au moins un des deux parents devra comparaître, muni de son Document National d'Identité, d'un Certificat de Naissance de l'enfant ou du Livre de Famille permettant d'attester la filiation.

Une fois que le Notaire aura vérifié le respect de toutes les exigences et l'identité du demandeur, la demande de NIF correspondante sera envoyée par voie télématique via SIGNO, ce qui générera automatiquement les documents suivants :

• Le justificatif de présentation dans lequel figureront les documents annexés, avec le CSV correspondant.
• Le modèle 030 sera généré automatiquement et présenté à l'Agence Fiscale correspondante.
• Le justificatif d'enregistrement du NIF (il pourra être reçu le même jour ou le jour ouvrable suivant la formalisation de la demande).

Comme indiqué précédemment, la réception du NIF se fera à l'adresse indiquée par l'intéressé dans sa demande, quelques jours après la réalisation de la démarche.

La demande de NIF peut être effectuée par l'intermédiaire d'un représentant, qu'il soit légal comme nous l'avons déjà indiqué (dans le cas des mineurs ou des personnes déclarées judiciairement handicapées) ou par l'intermédiaire d'un représentant volontaire. Dans ce dernier cas, il nous semble important de noter que, pour justifier la représentation volontaire, la AEAT accepte qu'elle soit justifiée soit par un document public (Pouvoir devant notaire, ce qui est le plus courant) ou que, par une simple autorisation signée par le demandeur à son représentant, que la signature du premier soit ou non légitimée, le représentant puisse comparaître devant le notaire et effectuer la demande de NIF.

Lorsqu'il s'agit de personnes handicapées, il sera obligatoire de justifier la représentation comme il est logique. Cependant, à cet égard, il est remarquable que le système prévu ne semble pas prendre en compte la nouvelle réglementation sur le handicap, ce qui ne signifie pas que l'application de la Loi 8/2021 doive être ignorée, donc, si la personne handicapée peut comprendre la procédure avec les soutiens appropriés, il ne sera pas nécessaire de faire apparaître la représentation.

Dans le cas de la représentation volontaire, en plus du Pouvoir ou de l'Autorisation dans un document privé dûment signé (avec signature légitimée ou non), une photocopie certifiée conforme du passeport, de la carte ou de la carte d'identité (de la page d'identification où figurent la photographie et la signature et non de l'intégralité de celui-ci) devra être fournie.