Comment faire votre demande de numéro d'identification fiscale chez le Notaire

Découvrez ce qu'est le NIF avant de faire toute demande de numéro d'identification fiscale chez le Notaire : le NIF est un code alphanumérique (composé de chiffres et de lettres dans le cas des Espagnols ; et de lettres, chiffres et lettres dans le cas des étrangers) que l'AEAT attribue à une personne, et l'identifie auprès de l'Administration fiscale. Ainsi, la personne, qu'elle soit physique ou morale, peut respecter les obligations fiscales qu'elle contracte conformément à l'acte juridique soumis ou non à cette obligation.

En ce sens, et conformément aux dispositions de la Loi Générale Fiscale espagnole et autres dispositions à ce sujet, sera considéré comme contribuable toute personne physique ou morale, ainsi que les entités sans personnalité juridique et, par conséquent, elles devront disposer d'un NIF pour leurs relations ayant une portée fiscale.

C'est pourquoi, à de nombreuses occasions, depuis la Notaire, nous demandons et orientons les clients afin qu'ils demandent un numéro de NIF s'ils n'en ont pas lorsqu'ils souhaitent acheter un bien immobilier, constituer une société commerciale, accepter un héritage, demander un prêt ou réaliser tout autre acte juridique soumis à une obligation fiscale.

Si c'est votre cas, lisez notre article sur acheter un bien immobilier en Espagne.

Comme nous l'avons indiqué précédemment, un NIF peut être demandé aussi bien par des personnes physiques ou morales, ainsi que par ces entités sans personnalité juridique.

Il est très important de souligner, surtout pour ne pas se tromper, que le NIF et le NIE des personnes non espagnoles ne sont pas la même chose.

Le NIF, comme nous l'avons déjà mentionné, est attribué à la personne par la Agencia Tributaria Española afin qu'elle puisse remplir les obligations fiscales qu'elle va contracter dans un avenir proche, car elles donneront lieu à un acte juridique soumis à cette obligation.

En revanche, le NIE (Numéro d'Identité d'Étranger) est uniquement attribué par la Dirección General de la Policía Española (Bureau des Étrangers) à tous les étrangers qui vont séjourner sur le territoire espagnol pendant plus de trois mois. (par exemple, que ce soit parce qu'ils resteront en Espagne pour un séjour d'études ou qu'ils résideront ou séjourneront de manière stable.)

Comme vous l'avez déjà lu dans des questions précédentes, avoir un NIF est l'obligation de toute personne physique qui ne possède pas de NIF et qui est soumise par la loi à respecter les obligations fiscales contractées, en avoir un, et pour cela, le demander à l'AEAT.

Selon ses circonstances personnelles, on distingue entre NIF K, formé par la lettre K + 7 chiffres + chiffre de contrôle ; NIF L, formé par la lettre L + 7 chiffres + chiffre de contrôle ; et NIF M, formé par la lettre K + 7 caractères alphanumériques + chiffre de contrôle.

En revanche, il y a deux cas où la personne physique possède déjà son NIF, c'est lorsque la personne a déjà son DNI et lorsqu'elle a déjà son NIE.

En fait, après l'accord signé entre CGN et AEAT il y a plusieurs mois, cette possibilité de demander le NIF au Notaire a été ouverte.

Les documents à fournir varieront selon les différents cas qui peuvent se présenter.

Pour effectuer la procédure, vous devez vous présenter en personne devant le Notaire avec votre document d'identification sur lequel figurent votre photographie et votre signature (Passeport, carte d'identité, carte d'identité nationale ou tout autre document qui, dans votre pays d'origine, est votre document d'identification, mais jamais le permis de conduire).

Chez le Notaire, un formulaire de « Déclaration Responsable » vous sera fourni, que le demandeur doit remplir et dans lequel il s'engage à déclarer qu'il ne possède pas de NIE ni de NIF espagnol et qu'il connaît la réglementation à ce sujet. Si vous avez demandé un NIE et ne l'avez pas obtenu, vous devez déclarer que lorsque vous l'obtiendrez, vous en informerez l'administration fiscale dans un délai de deux mois. Le Notaire doit vous demander dans quelle situation vous vous trouvez et déterminer quelle déclaration vous devez faire. De plus, vous devez fournir au Notaire vos coordonnées (adresse, téléphone et adresse électronique). Si une adresse en Espagne est fournie, ce qui sera le plus courant, la référence cadastrale de la propriété doit être incluse.

Dans le cas des résidents à l'étranger, ils doivent également désigner une adresse en Espagne à des fins de notifications, car c'est à cette adresse que le NIF attribué sera reçu par courrier recommandé.

Le cas du NIF pour les Espagnols de moins de 14 ans qui ne possèdent pas de DNI mérite une attention particulière, car au moins un des deux parents doit se présenter, muni de son Document National d'Identité, d'un Certificat de Naissance de l'enfant ou du Livre de Famille permettant de prouver la filiation.

Une fois que le Notaire aura vérifié le respect de toutes les exigences et confirmé l'identité du demandeur, la demande correspondante du NIF sera envoyée électroniquement via le système SIGNO, qui générera automatiquement les documents suivants :

• Le justificatif de présentation contenant les documents qui ont été joints, avec le CSV correspondant.
• Il génère automatiquement le modèle 030 et le présente à l'Agence Fiscale correspondante.
• Le justificatif d'inscription du NIF (il peut être reçu le même jour, ou le jour ouvrable suivant après la formalisation de la demande).

Comme indiqué précédemment, le NIF sera reçu à l'adresse indiquée par l'intéressé dans sa demande, après quelques jours suivant la réalisation de la procédure.

La demande du NIF peut être effectuée par l'intermédiaire d'un représentant, qu'il soit légal comme nous l'avons indiqué précédemment (dans le cas des mineurs ou des personnes déclarées légalement handicapées) ou par un représentant volontaire. Dans ce second cas, pour justifier la représentation volontaire, l'AEAT accepte qu'elle puisse être justifiée soit par un document public (Pouvoir Notarial devant Notaire, ce qui est le plus courant) soit, par une simple autorisation signée par le demandeur à son représentant, que la signature du premier soit légitimée ou non, le représentant puisse se rendre chez un Notaire et demander le NIF.
Dans le cas des personnes handicapées, il sera obligatoire de justifier la représentation.

À cet égard, il est frappant que le système prévu ne semble pas prendre en compte la nouvelle réglementation sur le handicap, ce qui ne signifie pas que l'application de la Loi 8/2021 doive être ignorée. Par conséquent, si la personne handicapée peut comprendre le processus avec le soutien adéquat, il ne sera pas nécessaire de déclarer la représentation.

Dans le cas de la représentation volontaire, en plus du Pouvoir Notarial ou de l'Autorisation dans un document privé dûment signé (avec signature légitime ou non), une photocopie certifiée du passeport, de la carte ou du DNI (de la page d'identification où apparaissent la photographie et la signature et non de l'intégralité de celui-ci) devra être fournie.