Qué hacer cuando hay un fallecido con testamento
El fallecimiento de un ser querido es siempre un momento difícil y, además, suele traer consigo dudas jurídicas y trámites desconocidos para la mayoría de las familias.
En notaría recibimos constantemente las mismas preguntas relacionadas con qué hacer cuando hay un fallecido con testamento, qué pasos seguir o qué se necesita para el trámite, especialmente por aquellos a los que un padre ha fallecido con testamento, una madre o un cónyuge.
Primeros documentos tras el fallecimiento con testamento
La respuesta es clara: el camino para tramitar la herencia cuando hay un fallecido con testamento comienza siempre con la obtención de una serie de documentos básicos —certificado de defunción, certificado de últimas voluntades y certificado de seguros de vida—, y continúa con la localización del testamento o, en su defecto, con la declaración de herederos.
A ello se suma toda la documentación que refleje el patrimonio y las obligaciones del causante: escrituras, certificados bancarios, documentos registrales, recibos de impuestos, seguros, préstamos e incluso las facturas de funeral. Te explicamos paso por paso qué se necesita tramitar tras un fallecimiento.
Certificado de defunción: qué es y para qué sirve
El certificado de defunción es el documento oficial que acredita el fallecimiento de una persona. Se trata de una partida literal o un extracto expedido por el Registro Civil del lugar donde ocurrió la muerte.
Este certificado es imprescindible para:
- Solicitar el certificado de últimas voluntades.
- Acceder a una copia del testamento.
- Tramitar seguros de vida o decesos.
- Iniciar cualquier procedimiento sucesorio.
En algunos casos, las propias compañías aseguradoras de decesos gestionan y entregan directamente este certificado a los familiares, facilitando así el trámite inicial.
¿Cuánto tarda y cuánto cuesta obtenerlo?
- Plazo de entrega: entre 3 y 15 días, dependiendo del Registro Civil y de la vía de solicitud. Las inscripciones posteriores a 1950 suelen entregarse de forma más ágil (a veces en el acto si están digitalizadas).
- Coste: es gratuito siempre que se tramite ante el Registro Civil, ya sea presencialmente, por correo o en línea.
Formas de solicitar un certificado de defunción
Solicitud presencial
En la oficina del Registro Civil donde esté inscrito el fallecimiento. Se debe aportar el DNI del solicitante y los datos del fallecido (nombre completo, fecha y lugar del fallecimiento).
Solicitud por correo postal
Enviando una carta al Registro Civil correspondiente, indicando los datos del solicitante y del fallecido, y la dirección donde debe remitirse la partida.
Solicitud online
A través de la Sede electrónica del Ministerio de Justicia sin necesidad de certificado digital en los registros informatizados. El documento puede recibirse por correo ordinario o recogerse personalmente.
Modalidades de certificados de defunción
Cuando se solicita un certificado de defunción, el Registro Civil puede expedirlo en distintas modalidades. Es importante indicar en la solicitud qué tipo se necesita, ya que cada uno cumple una finalidad distinta:
- Certificado literal: Es una copia íntegra de la inscripción de defunción, donde figuran todos los datos del fallecido y del hecho del fallecimiento.
Es el que suele requerirse para trámites sucesorios (herencias, seguros, pensiones). - Certificado en extracto: Es un resumen de la inscripción, sin todos los datos completos. Dentro del extracto, existen tres variantes:
- Ordinario: expedido en castellano, válido en todo el territorio nacional.
- Bilingüe: expedido en castellano y en la lengua cooficial de la comunidad autónoma (por ejemplo, catalán, gallego o euskera).
- Internacional o plurilingüe: se emite en varios idiomas y es válido en los países que forman parte del Convenio de Viena (entre ellos España, Francia, Alemania, Italia o Portugal).
- Certificado negativo: Acredita que no consta inscrito el fallecimiento de una persona en un Registro Civil determinado.
¿Cómo saber si existe Testamento?
El certificado de últimas voluntades es el documento que confirma si una persona fallecida otorgó testamento y, en caso afirmativo, en qué notaría se encuentra depositado el último válido.
Sin este certificado no puede comenzarse la tramitación de la herencia, pues es la única manera de saber cuál es el testamento vigente.
Puedes averiguar más sobre cómo solicitarlo y las diferentes formas de conseguirlo en este artículo:
Si el certificado de últimas voluntades confirma que el fallecido no otorgó testamento, los herederos deben tramitar una declaración de herederos abintestato.
Si quieres conocer más sobre este procedimiento, te invitamos a visitar la sección de nuestra notaría para declaración de herederos.
Certificado de seguros con cobertura de fallecimiento
Además del certificado de defunción y del de últimas voluntades, es muy recomendable solicitar el certificado de contratos de seguros de cobertura de fallecimiento.
Este documento acredita si quien ha fallecido con testamento tenía contratado algún seguro de vida o de accidentes que incluya cobertura por fallecimiento, e identifica la compañía aseguradora con la que estaba suscrito.
Es fundamental para que los beneficiarios puedan reclamar las indemnizaciones que les correspondan.
¿Cómo se solicita el certificado de seguros del fallecido con testamento?
- Desde la notaría: con el certificado literal de defunción, la notaría puede tramitar directamente la solicitud del certificado de seguros, junto con el de últimas voluntades, evitando gestiones adicionales a los herederos.
- Por Internet: a través de la sede electrónica del Ministerio de Justicia.
- Presencialmente o por correo: en las gerencias territoriales del Ministerio de Justicia, adjuntando el certificado de defunción.
Muy importante: igual que con el certificado de últimas voluntades, la solicitud del certificado de seguros no podrá presentarse hasta transcurridos 15 días hábiles desde la fecha del fallecimiento.
¿Qué información contiene el certificado de seguros?
- Nombre de la aseguradora con la que el fallecido tenía contratado un seguro de vida o accidentes.
- Número de póliza y datos básicos del contrato.
- Identificación de los beneficiarios designados.
- Si el seguro es de vida o de accidente.
Este certificado no indica las cantidades aseguradas, pero sí permite a los beneficiarios dirigirse directamente a la compañía para reclamar la prestación.
Plazos y coste
- Plazo de entrega: entre 10 y 15 días, aunque puede variar.
- Coste: gratuito, salvo el pago de la tasa administrativa correspondiente, que se integra en el proceso (cuando lo gestiona la notaría, el cliente evita realizar el trámite por sí mismo).
¿Cómo pedir copia autorizada del testamento?
El certificado de últimas voluntades indica en qué notaría se otorgó el último testamento válido. Con ese dato, los herederos pueden solicitar copia autorizada del testamento, documento imprescindible para iniciar la herencia.
¿Dónde se pide la copia autorizada del testamento?
- En la notaría donde se firmó el testamento.
- Si el notario ya no ejerce, el protocolo se conserva en el Archivo de Distrito Notarial correspondiente.
- También puede solicitarse desde la notaría de confianza donde se vaya a tramitar la herencia: en este caso, esa notaría pedirá la copia autorizada a la notaría en la que se otorgó el testamento o al archivo donde esté custodiado.
Copia autorizada vs. copia simple
Es importante distinguir entre los dos tipos de copias:
- Copia autorizada: es la que lleva la firma del notario, los sellos oficiales y papel timbrado. Tiene plena validez jurídica y es la necesaria para tramitar la herencia.
- Copia simple: es la que normalmente se entrega al testador en el momento de firmar el testamento. Tiene solo valor informativo y no sirve para iniciar los trámites sucesorios.
Ejemplo práctico: un hijo acude con una copia simple que conservaba su padre. El notario le explica que necesita una copia autorizada y, desde la propia notaría de confianza, solicita el testamento al Archivo de Distrito Notarial donde se encontraba el protocolo original.
Reunir la documentación patrimonial de quién ha fallecido con testamento
Una vez se dispone del certificado de defunción, del certificado de últimas voluntades y del testamento o la declaración de herederos, el siguiente paso es recopilar toda la documentación relativa al patrimonio del fallecido. Si una madre o un padre ha fallecido con testamento, este es un punto clave porque permitirá al notario elaborar la escritura de herencia de forma completa y ajustada a la realidad.
Bienes inmuebles
Para acreditar la titularidad y situación de los bienes inmuebles (viviendas, locales, fincas, garajes) será necesario presentar:
- Escrituras públicas de compraventa, herencia o donación ante notario.
- Notas simples registrales actualizadas del Registro de la Propiedad.
- Recibos del IBI o documentos catastrales que acrediten la referencia catastral.
Ejemplo práctico: una familia hereda un piso en Barcelona. Presentan la escritura de compraventa, una nota simple reciente y el último recibo del IBI, documentos con los que el notario acredita la propiedad y su valor.
Cuentas bancarias, depósitos y productos financieros
Es necesario solicitar a las entidades financieras un certificado de saldos a fecha de fallecimiento.
Esto incluye:
- Cuentas corrientes y de ahorro.
- Depósitos a plazo fijo.
- Fondos de inversión, acciones y otros productos financieros.
Con este certificado, el notario podrá reflejar correctamente el patrimonio económico en la escritura de herencia.
Ejemplo práctico: al fallecer un causante con varias cuentas en diferentes bancos, sus herederos solicitan un certificado de saldos en cada entidad. Con esos datos, el notario determina la cuantía exacta a repartir.
Vehículos y otros bienes muebles
Los vehículos de la persona que ha fallecido con testamento también forman parte de la herencia. Se necesita:
- Permiso de circulación.
- Ficha técnica.
- Certificado de la DGT sobre titularidad y cargas.
Otros bienes muebles de especial valor (colecciones, joyas, obras de arte) pueden acreditarse mediante facturas, tasaciones o informes periciales.
Seguros, préstamos e hipotecas
La documentación patrimonial debe incluir tanto los activos (seguros de vida, planes de pensiones) como los pasivos (préstamos e hipotecas).
- Seguros de vida: el certificado de contratos de seguros de fallecimiento indica con qué aseguradora estaba suscrita la póliza.
- Préstamos e hipotecas: conviene solicitar a las entidades un certificado del saldo pendiente a la fecha del fallecimiento.
Gastos de entierro y funeral del fallecido con testamento
Las facturas del entierro y del funeral también deben conservarse. Estos gastos son deducibles en el Impuesto de Sucesiones, salvo que hayan sido abonados por un seguro de decesos contratado por el causante.
Tramitación notarial de la herencia: un breve resumen
Con los certificados y la documentación patrimonial en orden, llega el momento de formalizar la herencia. La tramitación se realiza siempre en notaría mediante la escritura de aceptación y partición de herencia, en la que se reparten los bienes y se liquidan las deudas del fallecido.
En este proceso intervienen todos los herederos y, en su caso, legatarios y acreedores. Además, tras la firma, deberán liquidarse los impuestos correspondientes —el Impuesto de Sucesiones y Donaciones y, si hay inmuebles urbanos, la plusvalía municipal.
En nuestro blog encontrarás artículos específicos que explican en detalle cada una de estas fases:
Cuadro resumen: documentos y pasos tras el fallecimiento
| Paso | Documento necesario | Dónde se obtiene | Plazo / Obeservaciones |
|---|---|---|---|
| 1. Acreditar el fallecimiento | Certificado de defunción | Registro Civil o Sede electrónica | 3 a 15 días. Gratuito |
| 2. Comprobar si hay testamento | Certificado de últimas voluntades | Ministerio de Justicia o notaría | Solicitud a partir de 15 días hábiles. Pago tasa 006. |
| 3. Verificar seguros de vida | Certificado de contratos de seguros de fallecimiento | Ministerio de Justicia o notaría | Solicitud a partir de 15 días hábiles. |
| 4. Obtener el testamento | Copia autorizada | Notaría donde se otorgó o notaría de confianza | Solo herederos o interesados legítimos. |
| 5. Si no hay testamento | Declaración de herederos abintestato | Notaría competente (último domicilio o lugar bienes) | Requiere testigos y documentos familiares. |
| 6. Acreditar bienes inmuebles | Escrituras, notas simples, IBI | Registro Propiedad, Catastro, recibos | --- |
| 7. Acreditar bienes muebles y cuentas | Certificados bancarios, vehículos, tasaciones | Bancos, DGT, informes periciales | --- |
| 8. Acreditar deudas y seguros | Certificados de hipotecas, préstamos, pólizas | Bancos, aseguradoras | --- |
| 9. Gastos deducibles | Facturas de entierro y funeral | Empresa funeraria | Deducibles salvo si pagó un seguro. |
| 10. Escritura de herencia | Escritura pública notarial | Notaría | Con impuestos posteriores. |
Conclusión: acompañamiento y confianza en un momento clave
El fallecimiento de un familiar abre siempre un proceso lleno de trámites y dudas. En JLA Notarios, notaría en Barcelona, creemos que en esos momentos lo más importante es no sentirse solo. Por eso, acompañamos a las familias cuando hay un fallecido con testamento o sin él, desde la obtención de los primeros certificados hasta la firma de la escritura de herencia.
Nuestro papel no es solo preparar documentos: es asesorar con rigor y cercanía, resolver dudas con claridad y ofrecer la seguridad jurídica que da confianza en un momento delicado.
Contar con el apoyo de una notaría para testamento permite que todo el proceso sucesorio se desarrolle de manera rápida, ordenada y sin sobresaltos. Esa es nuestra forma de trabajar y el compromiso que asumimos con cada cliente.
No dudes en contactar con nosotros si necesitas más información sobre este trámite.
