Portal Notarial Banca para Cancelar Hipoteca Online

En este artículo analizamos cómo funciona la cancelación por el portal notarial de la banca, qué ventajas ofrece tanto a particulares como a entidades financieras, y por qué representa un avance hacia una digitalización inclusiva, que refuerza el papel del Notario y garantiza el ejercicio libre de derechos como la elección de Notario por parte del deudor.

El Portal Notarial de la Banca, operativo desde enero de 2025, es una plataforma tecnológica impulsada por el Centro Tecnológico del Notariado, que permite a las entidades financieras gestionar de forma telemática y centralizada una amplia variedad de trámites notariales: cartas de pago, cancelaciones de garantías hipotecarias, pólizas mercantiles y préstamos personales.

Su puesta en marcha supone un hito en la transformación digital del sistema notarial español, al integrar en un único canal seguro y corporativo todas las gestiones notariales entre la banca y el notariado, con plenas garantías jurídicas y con plena trazabilidad de cada operación.

Este portal nace como extensión natural del Portal Notarial del Ciudadano, que ya había demostrado su eficacia permitiendo al ciudadano acceder a sus escrituras, pedir copias electrónicas o autorizar actos por videoconferencia. El Portal Notarial de la Banca, sin embargo, va un paso más allá: no solo digitaliza la comunicación entre la entidad y la notaría, sino que permite que muchas de las operaciones —como la cancelación de una hipoteca online— puedan formalizarse incluso sin que intervenga presencialmente ningún representante del banco.

En ese contexto, el sistema se convierte en una herramienta bidireccional, que permite a las entidades bancarias dar de alta operaciones, aportar la documentación necesaria, hacer seguimiento del estado de tramitación y recibir notificaciones automáticas del avance del expediente. Todo ello sin papeles, sin desplazamientos y sin costes innecesarios.

Pero lo más relevante es que este nuevo entorno digital respeta y garantiza el derecho del ciudadano a elegir libremente al Notario que autorice la escritura. Así lo exige el Compendio de Criterios de Buenas Prácticas Bancarias, y así lo asegura este nuevo canal, que integra la elección de notario dentro del propio flujo telemático, bien a través del Portal Notarial del Ciudadano, bien mediante comparecencia directa en la notaría elegida.

Por tanto, hablamos de un sistema que conjuga:

• Eficiencia operativa para las entidades financieras.
• Agilidad y comodidad para los ciudadanos.
• Seguridad jurídica y control completo para el notariado.

Todo ello con pleno cumplimiento de lo previsto en la Ley 11/2023, que permite el uso del protocolo notarial electrónico y la videoconferencia notarial para determinados actos jurídicos, entre ellos la cancelación de hipoteca.

Este portal no sustituye al notario, sino que lo fortalece como garante imparcial en el nuevo contexto digital, y consolida al notariado español como referente en la digitalización segura de trámites jurídicos complejos.

El Portal Notarial de la Banca no solo representa un avance tecnológico: es una herramienta que ofrece beneficios concretos tanto para las entidades financieras como para los particulares.

Automatiza procesos, garantiza la seguridad jurídica y, sobre todo, devuelve al ciudadano el protagonismo que le corresponde en el otorgamiento de una escritura notarial.

A continuación, destacamos las principales ventajas que este sistema aporta a cada una de las partes implicadas.

Una de las grandes fortalezas del portal es la eliminación del papel y los desplazamientos. Las entidades financieras ya no necesitan remitir documentos físicos ni enviar representantes a firmar escrituras de cancelación. Todo el procedimiento se realiza de forma telemática, desde el alta de la operación hasta la autorización notarial.

Esto supone:

• Reducción de errores y duplicidades, al estandarizar el envío de documentación.
• Trazabilidad completa del proceso, con registro de todos los movimientos en la plataforma.
• Gestión más ágil y rápida, permitiendo en muchos casos que la escritura se autorice en cuestión de horas.

El sistema dispone de cuadros de mando que permiten a la entidad hacer seguimiento en tiempo real del estado de cada operación: si ha sido asignada a Notario, si los documentos han sido validados, si hay subsanaciones pendientes o si ya se ha producido la firma. Este nivel de control mejora la eficiencia operativa y permite planificar con mayor precisión las cargas de trabajo internas.

Además, la integración a través de web services entre las plataformas bancarias y la Sede Electrónica Notarial garantiza una comunicación estable, segura y continua.

Uno de los cambios más significativos del nuevo sistema de cancelación de hipotecas es que el cliente recupera el control del trámite: puede elegir libremente al notario, sin depender de la gestoría ni del apoderado de la entidad financiera.

Cada vez más bancos —entre ellos, Banco Santander— están incorporando esta nueva operativa, otorgando poderes notariales directamente a los deudores o a los propietarios de la finca hipotecada, para que puedan otorgar por sí mismos la escritura de cancelación ante notario. Esto elimina el desplazamiento del apoderado bancario, que tradicionalmente suponía el mayor obstáculo para formalizar la cancelación en una notaría libremente elegida.

La firma por parte del deudor como apoderado solo requiere que el banco haya subido previamente a la plataforma SIGNO el certificado de saldo cero y una nota simple de la finca. A partir de ahí, el trámite se activa.

El cliente puede iniciar el procedimiento de dos formas:

• Solicitando al banco que suba la operación a SIGNO y designe al Notario elegido.
• Asignando directamente la operación desde el Portal Notarial del Ciudadano, si ya está habilitada.

El Notario, al recibir la operación, accede a toda la documentación y puede elegir, junto con el cliente, si la firma se realizará de forma presencial o por videoconferencia, con posibilidad de modificar la fecha y el modo antes del otorgamiento.

Todo el expediente queda unificado en el sistema, con control completo del estado de tramitación, trazabilidad de cada paso y comunicación automática a la entidad financiera tras la firma, pudiendo incluir incluso una copia electrónica.

Este sistema ya se está utilizando con normalidad en operaciones de cancelación aislada y también previas a una compraventa, ofreciendo mayor comodidad y seguridad para todas las partes. En estos últimos casos, puede iniciarse incluso el mismo día de la firma, adjuntando el justificante de pago de la deuda. El Notario puede además solicitar documentación adicional desde la plataforma, si fuera necesario.

En definitiva, estamos ante un procedimiento más transparente, más rápido y más respetuoso con los derechos del consumidor, que sitúa la tecnología al servicio de la libertad de elección y de la seguridad jurídica.

Contexto legal y tecnológico

La implantación del Portal Notarial de la Banca ha sido posible gracias a una infraestructura técnica robusta y a un marco legal adecuado, aunque el verdadero cambio está en la operativa y la voluntad de hacer valer el derecho del cliente a elegir notario.

Desde el punto de vista tecnológico, el Portal Notarial de la Banca se integra plenamente con la Sede Electrónica Notarial mediante web services, lo que permite una comunicación constante, segura y bidireccional entre los sistemas de las entidades financieras y la infraestructura del notariado.

Este diseño técnico garantiza:

• La trazabilidad completa de cada operación.
• La posibilidad de gestionar incidencias con rapidez.
• La actualización automática de estados de la operación en tiempo real.
• La consulta directa por parte del notario o de la entidad sin necesidad de intermediarios.

La arquitectura del sistema ha sido concebida para cumplir con los más altos estándares de interoperabilidad y ciberseguridad, lo que permite incorporar al proceso elementos clave como la firma electrónica cualificada, el uso del CSV para verificación documental y la custodia digital segura.

En definitiva, se trata de un sistema robusto, adaptable y plenamente alineado con los principios de transformación digital segura impulsados por las autoridades públicas y el propio notariado.